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WORKFLOW:

CHI PUO’ FARE COSA?

LIMITARE LA DISCREZIONALITÀ DEGLI OPERATORI REGOLANDO L’UTILIZZO DI FUNZIONI E PROCEDURE O, SECONDO LO STATO IN CUI SI TROVA UN DOCUMENTO, IMPOSTARE LINEE GUIDA PER L’ELABORAZIONE DEI DATI, È UNO DEI METODI PER OTTENERE FLUSSI D’INFORMAZIONI CORRETTI.

Innanzitutto va sottolineato che qualsiasi operatore che inserisca qualsiasi documento dovrà indicarne lo stato: questo significa che la procedura identifica il WorkFlow da eseguire in funzione del codice del documento, quindi impone le regole al soggetto che compila i dati secondo le regole di quel particolare flusso e secondo le restrizioni legate all’utente.
Un semplice esempio di workflow può essere il seguente: la direzione determina il seguente flusso documentale per la vendita dei propri prodotti.
Questo protocollo di lavoro riguarda tutti i documenti e gli operatori che sono coinvolti nel ciclo di vendita degli articoli proposti da un’ipotetica azienda.
Consideriamo il passo 1 che riguarda il documento Preventivo codificato come PREV e per il quale sono possibili due stati, INSERITO e CONVALIDATO, ognuno dei quali subordinato a determinate regole.
Di fatto solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale, Fabio e Franco. Tutti possono impostare lo stato INSERITO, ma solamente Fabio e Franco sono abilitati per lo stato CONVALIDATO che è la condizione necessaria per stampare il documento e, soprattutto, indipendentemente da quale sia lo stato il documento, questo non potrà mai essere inserito in un piano di carico o in un piano di produzione o coinvolto nel modulo MRP I.
Prendiamo in esame il passo 2, che riguarda il documento Conferma al Cliente codificato come ORCL, per il quale sono stabiliti tre possibili stati, SPEDITA CONFERMATA e EVADIBILE, ognuno dei quali subordinati a determinate regole.
Come nel passaggio precedente solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale, Fabio e Giuseppe. Tutti possono impostare lo stato SPEDITA o CONFERMATA, ma solamente Giuseppe lo stato EVADIBILE che è la condizione necessaria per coinvolgere il documento nelle fasi successive del flusso.
Impostazioni come queste prese ad esempio compongono i vari tipi di WorkFlow utilizzati nelle diverse aree aziendali: vendite, acquisti, produzione, spedizioni, amministrazione, …; questi evitano che i documenti possano essere compilati da chiunque, stabilisce i responsabili che controllino l’esattezza degli stessi, impongono limiti ad altre funzioni dell’ERP, per evitare che eventuali errori, contenuti nei documenti, possano comprometterne l’elaborazione.

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