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FLUSSI DI INFORMAZIONI OTTIMALI

L'IDEALE DIVENTA REALE

IL SISTEMA DI CONVALIDA DEI DATI, INTEGRATO IN TREND TNG, ESEGUE UN CONTROLLO CONTINUO SUI FLUSSI DI DATI E GARANTISCE LA GESTIONE OTTIMALE DELLE INFORMAZIONI.

LA QUALITA’ DELLE INFORMAZIONI

Per ottenere un flusso di informazioni di qualità ottimale che permetta la massima efficienza dei reparti, l’informazione di per se deve corrispondere ai seguenti requisiti: deve essere COMPLETA e CORRETTA, DISPONIBILE e TEMPESTIVA, CONDIVISA.
In riferimento ai primi due requisiti, una informazione è COMPLETA quando tutti i dati che la compongono sono stati imputati, corretta quando il valore dei dati è esatto. Per esempio in fase di inserimento della anagrafica di un nuovo Cliente, possiamo definire questa come completa quando tutti i dati necessari per le operazioni successive (ad esempio l’inserimento di un ordinativo) sono stati completati: ragione sociale, modalità di pagamento, partita iva, ecc… La stessa anagrafica è CORRETTA quando i dati immessi sono esatti nel valore e corrispondono alle indicazioni del management: ad esempio, il campo partita iva deve non solo essere inserito, deve essere corretto nel valore; il campo affidamento (rischio) non può superare un certo limite se non autorizzato dall’imprenditore, il tipo di pagamento non può essere superiore a 30 giorni nei primi tre mesi di lavoro con il cliente e così via. Le informazioni necessarie alle attività aziendali che i reparti elaborano e si scambiano devono essere sempre DISPONIBILI e TEMPESTIVE. Gli operatori che necessitano di un dato debbono disporne nell’istante che questo gli occorre per portare a termine l’operazione, ma questa è la situazione ideale. In realtà il dato deve prima essere trovato quindi può essere elaborato; trovare l’informazione non sempre è facile e ciò può essere causa di perdite di tempo anche notevoli e il processo perde di efficienza.
L’informazione deve essere CONDIVISA, cioè disponibile tra tutti gli operatori e anche in questo caso la tempestività della condivisione è importante. Se, ad esempio, un operatore ha inserito un ordinativo cliente che deve essere vagliato dall’ufficio tecnico prima di essere inserito nel piano di produzione, la situazione ideale dovrebbe essere la seguente: appena inserito l’ordine (informazione) questa deve giungere all’ufficio tecnico per la convalida, dopo di che passa all’ufficio produzione. Purtroppo non è facile ottenere flussi di informazioni aventi le suddette caratteristiche. Sistemi informatici obsoleti, archivi di dati non connessi tra loro (es. software di progettazione grafica non collegato al gestionale) , metodi di comunicazione tra reparti arcaici (es. voce, post-it, fax) causano perdite di efficienza (ma a volte anche di dati) e quindi determinano un limite all’innalzamento della produttività.

T.D.A. Informatica Srl

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