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L’EFFICIENZA NELL’ACQUISTO

PER LA COMPETITIVITÀ NELLA VENDITA.

COORDINAMENTO E ORGANIZZAZIONE DELLE OPERAZIONI DI APPROVVIGIONAMENTO, SONO LE ATTIVITÀ FONDAMENTALI PER OTTIMIZZARE IL CICLO PASSIVO: DALLA RICEZIONE DELLE RICHIESTE DI ACQUISTO DAI REPARTI, ALL’EMISSIONE DELL’ORDINE, FINO AL CONTROLLO E ALLA REGISTRAZIONE DELLE FATTURE DEI FORNITORI

ACQUISTI

L’Ufficio Commerciale Acquisti dispone di tutte le funzionalità, compreso il CRM, per la migliore gestione dei rapporti con i fornitori.

GESTIONE LISTINI DI ACQUISTO

La gestione dei listini di acquisto prevede innanzitutto la possibilità di importazione degli stessi da supporti esterni distribuiti dai fornitori (file tipo Excel, testo, …) con la gestione delle reportistiche sulle variazioni subite. La creazione dei listini, come anche il loro aggiornamento, può avvenire durante il caricamento dei documenti di acquisto, dalla ricezione di offerte e dagli ordini emessi. Si possono gestire sia i prezzi di acquisto per fasce di quantità sia le promozioni comunicate dai fornitori. Tra le varie utilità di questo modulo, di particolare rilievo sono le procedure di raffronto tra listini e la gestione di listini alternativi per uno stesso fornitore.

GESTIONE ACQUISTI

L’emissione degli ordini di acquisto in un’azienda dipende dalle richieste dei reparti, principalmente dal Magazzino e dalla Produzione. Le Richieste Di Acquisto, dette appunto RDA, vengono generate manualmente dagli operatori oppure automaticamente da procedure quali, ad esempio, quelle per il reintegro delle scorte minime o dal modulo MRP per le necessità della produzione. Dalle RDA è possibile generare le Richieste Di Offerta ai fornitori, RDO, quindi l’ordine di acquisto. Per condurre al meglio la trattativa con il fornitore, si ha la possibilità di memorizzare i contatti avvenuti tramite il modulo CRM, quella di mantenere in memoria le revisioni dei documenti, come pure di spedirli via mail o secondo tracciati richiesti dal fornitore. L’emissione di un ordine, la cui fattibilità è regolata dal modulo WorkFlow, comprende diversi tipi di stampa, tra le quali: la stampa dell’ordine per il fornitore e la stampa per il magazzino che si prepara a ricevere i materiali.

CONTROLLO FATTURE PASSIVE

La procedura per il controllo delle fatture provenienti dai fornitori è l’ultima fase del ciclo passivo. Una pratica interfaccia consente di riepilogare tutti i documenti in riferimento alla fattura, per i quali viene calcolato il totale a cui si possono aggiungere gli oneri accessori. I documenti dei fornitori contengono i valori ereditati dagli ordinativi secondo gli accordi stabiliti dall’ufficio acquisti. Eventuali discordanze tra il totale e l’importo della fattura vengono segnalate ai responsabili, che possono correggere i valori e procedere con la registrazione contabile, oppure aprire una procedura di reclamo verso i fornitori. In questa fase è possibile bloccare i pagamenti delle fatture contestate.

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