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ARCHIVIAZIONE OTTICA

OGNI FILE AL POSTO GIUSTO!

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE: NON È SOLAMENTE UN CONTENITORE DELLE IMMAGINI DEI DOCUMENTI RICEVUTI O EMESSI DALL’AZIENDA, MA UN ARCHIVIO DI TUTTE LE TIPOLOGIE DI FILE GESTITE.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Il modulo Archiviazione Documentale permette l’archiviazione ottica dei documenti ricevuti oppure emessi dall’azienda, relazionandoli al soggetto che li ha inviati o ricevuti.
Per documenti s’intendono tutti gli oggetti (file) del mondo Windows: documenti Word, cartelle di lavoro Excel, file di Autocad, file in formato PDF, Mail, ecc. Per soggetto s’intende un record appartenente agli archivi clienti, fornitori, contatti, prospect, prodotti, commesse e registrazioni contabili.
L’operazione di relazione è pratica perché sfrutta la tecnica di “drag & drop”, tipica di Windows, in questo modo l’utilizzatore di Trend può “trascinare” con il mouse un oggetto sull’icona che rappresenta il Modulo di Archiviazione Documentale: la procedura richiede di specificare il soggetto, la descrizione, la categoria alla quale appartiene l’oggetto e l’operazione è conclusa. Da questo momento è possibile “aprire” il file così archiviato dalle schede anagrafiche dei soggetti e da tutti i terminali di Trend. Inoltre, terminate queste operazioni, il file fisico è copiato in una locazione centralizzata della rete secondo le regole di archiviazione stabilite dai responsabili.
Questo permette di raggruppare tutta la documentazione in possesso dell’azienda in una posizione certa, così da poter eseguire i backup senza perdere nessuna informazione e, soprattutto, consente di condividere le informazioni legate ai soggetti, ma contenute in file esterni all’ERP, tra tutti gli utenti di Trend TNG.

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