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DOCUMENTI VIA MAIL

TEMPO, CARTA E DENARO RISPARMIATI.

I DOCUMENTI EMESSI PER I CLIENTI, I FORNITORI E I SOGGETTI CHE HANNO RELAZIONI CON L’AZIENDA POSSONO ESSERE TRASFORMATI IN FILE E SPEDITI, AUTOMATICAMENTE, TRAMITE E-MAIL ALLE QUALI SONO ALLEGATI: UNA SCELTA CHE PRODUCE RISPARMI DI TEMPO E DENARO UNITAMENTE AD UN’IMMAGINE PROFESSIONALE.

E-MAIL DOCUMENTALE

Un’importante procedura integrata nella gestione delle stampe dei documenti di magazzino è la pratica funzione “E-mail documentale”.
Questa procedura crea automaticamente una mail per l’intestatario del documento (Fattura, DDT, Ordine, ecc,…) avente il documento stesso come allegato e come indirizzo di posta elettronica, quello di uno o più persone contenute nella rubrica interna dell’intestatario.
Gli amministratori possono impostare quale deve essere il funzionamento base della procedura e quindi gestire, a livello di destinatario, le eccezioni.
L’impostazione di default riguarda la scelta della tipologia di allegato, le limitazioni alla modifica e stampa dello stesso, il testo dell’oggetto e del corpo della mail (introducendovi formule per l’inserimento automatico dei riferimenti al documento); queste impostazioni possono subire cambiamenti in funzione del destinatario al quale è spedita la mail, che può anche richiedere di proteggere questi allegati con una password per garantire la riservatezza.
La mail reca la firma legata al profilo-utente dell’operatore di Trend TNG, e non secondo l’impostazione del servizio di posta elettronica, così da permettere a questi di cambiare postazione di lavoro.
A livello di documento (ordinativi, fatture, ddt, preventivi ...) è possibile distinguere quale debba essere inviato per e-mail, potendo comunque programmare eccezioni rispetto alla configurazione di base, mentre a livello di destinatario si sceglie a quale indirizzo di posta, indicato nel mansionario, il documento debba essere spedito: preventivi e conferme d’ordine all’ufficio acquisti del cliente, mentre le fatture e note all’amministrazione; ordini di acquisto e richieste di offerta all’ufficio vendite del fornitore. Questa procedura, infine, è integrata al modulo di Archiviazione Ottica di Trend TNG per la de-materializzazione dei documenti e conservazione sostitutiva.

GESTORE DI STAMPA

Trend Tng dispone di un potente Gestore di Stampa, che unisce sia la modalità per utilizzare stampanti ad impatto sia quella per gestire stampanti grafiche, infatti, ogni operatore può scegliere il metodo che preferisce per le stampe ad uso interno (bilanci, estratti conto, situazioni di magazzino, analisi del venduto, ecc.), mentre le stampe dirette all’esterno (DDT, ordini al fornitore, preventivi, fatture, ecc.) possono essere configurate, una ad una, secondo necessità. La funzione più importante è l’utilizzo dei Segnalibro, che compaiono sulla parte sinistra dell’anteprima di stampa. Questi fanno da indice per selezionare velocemente la sezione di stampa che interessa l’operatore. È stata implementata la funzione Trova nel Documento, tipica di Excel e Word, che evidenzia sulla schermata il vocabolo ricercato velocizzando anche in questo caso il reperimento dell’informazione.
Con la gestione degli zoom è possibile visualizzare più pagine affiancate (funzione Multipage). Sono disponibili svariate funzioni riguardo la possibilità di scelta di una stampante differente da quella predefinita. Si può scegliere una qualsiasi delle stampanti della rete dopo l’anteprima di stampa, modificandone i parametri essenziali (num. copie, selezione pagine, orientamento, ecc) senza dover modificare le impostazioni di default della stampante scelta. Il contenuto delle stampe è esportabile nei formati più comuni: Excel, Word, PDF, XML, HTML, testo, ecc. rendendo le operazioni di migrazione molto più pratiche.

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