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LA REVISIONE DEI DOCUMENTI:

TENER TRACCIA DELLE MODIFICHE

SU OGNI DOCUMENTO, PRINCIPALMENTE SULLE OFFERTE, ORDINI AL FORNITORE E CONFERME D’ORDINE AL CLIENTE, OGNI MODIFICA DOVUTA ALLE TRATTATIVE INTERCORSE VIENE MEMORIZZATO IN UN FILE CONSENTENDONE LA STORICIZZAZIONE.

GESTIONE DELLE REVISIONI

Il modulo archiviazione documentale permette anche la Gestione delle Revisioni dei documenti emessi.
In pratica le routine che stampano i documenti di magazzino (proforma, conferme d’ordine, ddt, ordini al fornitore, ...) e le fatture, automaticamente, memorizzano l’immagine del documento secondo il profilo di archiviazione stabilito: il documento emesso viene più volte memorizzato (un file in formato pdf per ogni revisione) in funzione delle modifiche subite.
Ad esempio, eseguendo una modifica su un ordinativo (ordine fornitore, ordine cliente, …) il modulo lo archivia nella categoria Ordini Revisionati, numerando differentemente ogni singola revisione.

MOTORE DI RICERCA

Questo modulo è associato a un motore di ricerca che permette di trovare i documenti archiviati.
Nella ricerca si possono introdurre filtri per data, per categoria, per soggetto (cliente, fornitore, contatto, prodotto, commessa, prospect), è possibile utilizzare filtri per stringa contenuta nella descrizione, nelle annotazioni e parole contenute all’interno del documento stesso.
Il motore di ricerca trova tutti i documenti che soddisfano i filtri applicati e ne visualizza i risultati in una griglia che riporta in anteprima il documento; trovato il documento richiesto lo si può tranquillamente aprire per consultarlo, modificarlo o stamparlo.
Il modulo Archiviazione Documentale è alla base delle procedure di archiviazione sostitutiva che permettono la de-materializzazione dei documenti per i quali fino ad ora è stata necessaria la conservazione del cartaceo.

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