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ARCHIVIAZIONE OTTICA.

OGNI DOCUMENTO AL POSTO GIUSTO!

MODULO DOCUMENTALE DI TREND TNG PERMETTE AGLI OPERATORI DI MEMORIZZARE, OGNI DOCUMENTO CHE L’AZIENDA PRODUCE O RICEVE

COS’E IL MODULO DOCUMENTALE DI TREND TNG?

Il modulo documentale permette l’archiviazione ottica dei documenti ricevuti oppure emessi dall’azienda, relazionandoli al soggetto che li ha inviati oppure ricevuti.

IN CHE SENSO?

Se ricevi una mail la puoi “trascinare” con il mouse sull’icona del modulo documentale: Trend TNG ti chiederà a chi la vuoi associare, puoi inserire una descrizione, e scegliere la categoria a cui appartiene l’oggetto ed il gioco è fatto.

COSÌ TUTTI POSSONO RICERCARLA E CONSULTARLA?

Si, in tempo reale e direttamente dalle schede anagrafiche, ma non solo. Il file fisico viene spostato o copiato in una locazione della rete secondo le regole di archiviazione stabilite dai responsabili. Questo permette di raggruppare tutta la documentazione in possesso dell’azienda in una posizione certa, così da poter eseguire i backup senza perdere nessuna informazione.

IL DOCUMENTO RICEVUTO PUÒ ESSERE SOLO LETTO?

Non solo letto, il modulo documentale sfrutta un potente motore OLE attraverso il quale il documento archiviato può essere aperto, e quindi modificato, utilizzando il software con il quale è stato creato.
Nella nostra azienda sfruttiamo il modulo documentale per collegare alla scheda articolo il relativo progetto CAD. Se dobbiamo eseguire una variazione su un progetto ricerchiamo l’articolo nel database del gestionale ed apriamo il CAD direttamente dal collegamento documentale e facendo così non rischiamo di modificare il file sbagliato.

IN QUESTO MODO TUTTI POSSONO LEGGERE I DOCUMENTI DI TUTTI?

Non necessariamente. Abbiamo impostato politiche di sicurezza con le procedure SDK di Trend TNG: i progetti possono essere aperti in modifica solo dall’ufficio tecnico, mentre all’ufficio vendite ne è permessa la sola visualizzazione. Tutti gli altri settori non hanno accesso ai progetti collegati agli articoli.

COME VENGONO ARCHIVIATI I DOCUMENTI EMESSI?

Lo fanno automaticamente le routine di stampa dei documenti di magazzino e della fatturazione.
Anche per questi documenti viene stabilito un profilo di archiviazione e se un documento viene modificato, Trend TNG ne gestisce le revisioni.

LE REVISIONI, IN CHE SENSO?

Un semplice esempio: se esegui una modifica su un ordinativo Trend TNG lo archivia nella categoria Ordini Revisionati numerando ogni singola revisione.
Ecco un piccolo aneddoto: abbiamo dovuto contestare ad un fornitore una modifica ai prezzi che ci furono praticati e che differivano da quelli concordati.
Ci fu sufficiente trovare, utilizzando il motore di ricerca del documentale, le revisioni alle offerte ricevute e relative a quell’ordine e constatammo che i prezzi che ci furono praticati erano quelli di una offerta più volte revisionata.

MOTORE DI RICERCA. COSA SIGNIFICA?

Il motore di ricerca di Trend TNG ti permette di ricercare i documenti archiviati con questa applicazione.
Nella ricerca puoi introdurre filtri per data, per categoria, per tipo come ad esempio cliente, fornitore, contatto, prodotto,commessa, prospect, puoi utilizzare filtri per stringhe contenute nella descrizione, nelle annotazioni e parole contenute all’ interno del documento stesso.
Il motore di ricerca trova tutti gli oggetti che soddisfano i filtri applicati e ne visualizza i risultati in una griglia; quando hai trovato il file richiesto lo puoi tranquillamente aprire per consultarlo, modificarlo o ristamparlo.

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