LA GESTIONE DELLE SPEDIZIONI

Le funzioni del Modulo Piano di Carico consentono una efficiente gestione delle problematiche dell'Area Logistica



Il Piano di Carico

Il Modulo Piano di Carico consente di gestire efficacemente le spedizioni. Il Piano di Carico è, sostanzialmente, un insieme di Ordinativi dei Clienti reso omogeneo secondo alcune caratteristiche di questi, come la data di evasione o la zona di consegna o il vettore che la effettua.
Innanzitutto è possibile, ma non obbligatorio, scegliere il Vettore che effettuerà la consegna e, quindi, l’automezzo che questi adopererà per il trasporto, in modo da conoscerne il cubaggio e peso massimi che può sopportare.
Ora, con una pratica interfaccia si crea l’insieme degli ordinativi  di cui sopra, impostando le zone di consegna e il range delle date di evasione, il che permette di estrapolare dall’intero portafoglio degli Ordini di Vendita solo quelli che corrispondono a questi filtri. Un primo raggruppamento di ordinativi viene proposto all’operatore, che può scegliere quali non comprendere nell’effettivo Piano di Carico nel caso in cui si superi il 100% dei fattori di carico peso e/o cubaggio.
L’insieme così formato è alla base delle seguenti procedure in elenco.
 

Comunicazioni al Vettore

Dal Piano di Carico, inteso come raggruppamento di Ordinativi dei Clienti omogeneo per data di consegna e per zona di evasione, è possibile stampare la comunicazione per prenotare il trasporto al vettore. Questo stampato, che è possibile spedire al destinatario via mail o per fax, riporta i dati necessari al trasporto: i destinatari delle merci e l’indirizzo della loro destinazione, il totale dei colli per cliente e totale generale, il totale dei colli e del peso per ogni “scarico”. Sulla base di questo elenco il trasportatore può indicare in che sequenza intende effettuare le consegne; questa successione, memorizzata nel piano di carico con un numero crescente assegnato ad ogni ordinativo, consente di preparare i colli nelle zone di carico nell’ordine inverso, in modo che siano “caricati” per primi quelli da “scaricare” per ultimi.

Liste di Picking ed Etichette Sovracollo

Dal Piano di Carico è possibile stampare le Liste di Picking, cioè gli elenchi dei colli che debbono essere consegnati. Questo elenco può essere ordinato secondo vari criteri: per locazione di magazzino, per cliente o per tipologia di collo in base a come è preferibile secondo le logiche di magazzino. Nel caso in cui il prodotto da consegnare, contenuto negli ordinativi dei clienti che formano il piano di carico, sia un prodotto consegnato “smontato”, l’elenco dei colli da preparare è elaborato sul contenuto della Distinta di Packing o sulla Distinta Base. Questa stessa procedura di stampa prevede che per ognuno dei colli in elenco possa essere stampata una Etichetta Sovracollo, ossia un cartellino che riporta, al minimo, i dati del destinatario e il codice e la descrizione dell’articolo, ma può riportare qualsiasi informazione relativa all’ordinativo, al cliente e all’articolo/collo. Il dato più interessante tra questi è il “codice a barre” che, come potrebbe essere immaginato, non è il barcode identificativo dell’articolo ma un codice che unisce articolo/ordinativo, che permette il controllo delle merci sia in fase di carico, sia in quella di scarico.

Controllo evadibilita' del Piano di Carico

L’evadibilità del Piano di Carico può essere controllata in ogni istante successivo alla “chiusura” dell’insieme degli ordinativi. Il controllo può essere effettuato sia sull’intero raggruppamento, sia sull’ordinativo singolo. In pratica la procedura controlla la disponibilità dei colli in magazzino e indica, evidenziandola in rosso sull’interfaccia della procedura, la riga di ordinativo che non potrà essere consegnata per la mancanza dell’articolo, o di uno dei suoi componenti. Con questa verifica è possibile stampare la “lista dei mancanti”, l’elenco dei colli che devono essere approntati prima dell’arrivo del trasportatore. Il controllo di evadibilità prevede, oltre la verifica della disponibilità a magazzino, anche l’accertamento del fatto che la merce sia stata preparata per il carico, ossia che sia stata effettuata la lettura del barcode dell’etichetta sovra-collo prevista in fase di preparazione del carico.

Ordine di Carico

L’Ordine di Carico è un documento di magazzino che rappresenta l’elenco dei codici di vendita, compresi nel Piano di Carico, che si è deciso di confermare per la consegna. La procedura, in effetti, consente di scegliere quali colli confermare per ogni ordinativo, fermo restando che, se non si presentano problemi di disponibilità, essa “propone” di consegnare tutto il materiale.
Un Piano di Carico “genera” un Ordine di Carico per ognuno degli ordinativi che comprende, ed è utilizzato per “prenotare la merce” per quel dato cliente. In effetti, abitualmente, i colli contenuti in uno o più raggruppamenti di ordinativi sono irrevocabilmente destinati al cliente solo se è avvenuta la generazione dell’Ordine di Carico. In questo caso l’ordinativo è defalcato dei colli in consegna, i quali non sono più visibili tra quelli disponibili.

Controllo del Carico

Le operazioni di carico, scarico e preparazione della merce per la consegna sono semplificate e a prova di errore dalle funzioni comprese nel modulo Piano di Carico. Le Liste di Picking, nei vari formati disponibili, snelliscono le operazioni di raggruppamento dei colli, mentre l’utilizzo di lettori di codice a barre diminuisce drasticamente le possibilità di errore. Il lettore di barcode consente di comunicare in tempo reale, agli operatori del magazzino, eventuali errori nel prelievo dei colli.
La procedura che “pilota” il lettore di codici invia messaggi di errore, che sono visualizzati sul display dello strumento e, quindi, elencati in una stampa successiva alla “chiusura” del prelievo. I messaggi di errore possono essere i seguenti:
- Il collo prelevato non è compreso nella Lista di Picking .
- La quantità prelevata supera il totale da prelevare.
- La quantità prelevata è minore del totale da prelevare.
- Uno o più colli non sono stati prelevati.
Le indicazioni, accompagnate da un effetto sonoro, consentono di porre rimedio all’errore nel momento che questo si verifica, il che comporta notevoli risparmi di tempo.
Durante le operazioni di carico dei materiali sugli automezzi, i controlli che la procedura esegue sono gli stessi e gli stessi sono i messaggi d’errore, cambia soltanto la lista di riferimento: l’ordinativo del cliente al posto della lista di picking. La stessa logica procedurale aiuta i trasportatori nelle operazioni di scarico presso il cliente; sono segnalati come errori i colli scaricati non facenti parte dell’ordinativo in consegna, le differenze di quantità, e i colli non scaricati.

Documenti di Viaggio

Le procedure del modulo Piani di Carico comprendono la possibilità di emettere i documenti di viaggio, automaticamente e in modo massivo, in riferimento ad ognuno degli ordinativi compresi in consegna. È possibile, di fatto, creare Documenti di Trasporto e/o Fatture Dirette, Packing List, CMR e allegati vari quali, ad esempio, lettere per il recupero credito, ricevute per il contrassegno e moduli per i corrieri, per ognuno degli ordinativi compresi nel raggruppamento, snellendo e velocizzando il lavoro degli operatori.


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