GESTIONE OFFERTE

L’elaborazione delle offerte e' la mansione che riveste maggiore importanza per i responsabili dell’area commerciale vendite.



Introduzione

L’elaborazione delle offerte è la mansione che riveste maggiore importanza per i responsabili dell’area commerciale vendite.
Dal punto di vista dei software non è facile standardizzare una procedura per l’emissione dei preventivi, viste le specificità di ogni settore produttivo e considerando che ogni imprenditore incide in maniera soggettiva sul modo di elaborare un’offerta.
Per questi motivi Trend TNG è dotato non solo di un configuratore parametrico di prodotto, ma anche di un configuratore per la procedura di elaborazione delle offerte.
Le procedure che consentono di redigere l’offerta al cliente sono personalizzate in funzione dell’attività svolta dall'utilizzatore e, allo stesso tempo, secondo i metodi che ogni reparto commerciale utilizza, riconducendone i risultati alla procedura standard. La gestione di tutte le fasi della trattativa, per mezzo del CRM, completa le funzioni necessarie agli operatori di quest’area.

Formulazione Offerta al Cliente: Settore Commercio

Per le attività di tipo commerciale è possibile utilizzare una procedura che guida l’operatore nel elaborazione del prezzo alla vendita.
Durante la redazione di un documento, ad esempio un preventivo, dal costo di acquisto dell’articolo digitato la procedura permette di inserire una maggiorazione percentuale che determina il prezzo alla vendita. Questo è subito confrontato con il prezzo minimo di vendita e un indicatore segnala all’operatore se, gli eventuali sconti impostati, portano il prezzo sotto la soglia consentita. I responsabili del reparto possono “limitare” la discrezionalità dell’operatore rendendo impossibile forzare i parametri se questi portano al disotto delle soglie consentite. Stampe a uso interno permettono di valutare i margini di guadagno dell’intera proposta, specificando i ricavi conseguiti articolo per articolo e differenziandoli dai ricavi per i servizi compresi nell’offerta. Con questo strumento anche gli operatori meno esperti possono contrattare liberamente con la clientela, senza la possibilità di commettere errori.

Offerta al Cliente: Settore Produzione

Nel settore produzione, in particolare per le aziende che producono su commessa, è ovvia la necessità di personalizzare la procedura di formulazione dell’offerta al cliente, poiché ogni azienda ha le proprie peculiarità.
In questi casi le procedure più importanti sono quelle per il calcolo dei costi.
Varie procedure di creazione della distinta base, fruibili per mezzo di opportune interfacce (personalizzate per settore di produzione) consentono di calcolare il costo dei materiali e il costo delle lavorazioni necessarie alla produzione.
A questo punto i responsabili del reparto commerciale dispongono di tutti i valori necessari alla formulazione del prezzo di vendita del prodotto finito.
Questa procedura ha due obiettivi: 1) il calcolo dei costi 2) permette la creazione automatica delle distinte di base.
Del primo caso abbiamo già parlato, in riferimento alla formulazione del corretto prezzo di vendita; nel secondo caso vogliamo sottolineare il vantaggio che si concretizza: è l’annullamento dei tempi di redazione della distinta base, necessaria per il lancio della produzione, dopo che il cliente ha accettato l’offerta.

Gestione della Trattativa (CRM)

Il modulo CRM può essere utilizzato dagli operatori del reparto commerciale per gestire e monitorare tutte le fasi della trattativa: dalla richiesta del cliente, alla formulazione del preventivo, dalla presentazione dell’offerta alla registrazione di tutti i contatti avvenuti con il cliente. La gestione di una trattativa non è esclusiva di un unico operatore del reparto, ma vi può essere coinvolto qualsiasi utilizzatore del software, facendo si che la composizione di un’offerta sia un lavoro svolto in collaborazione con tutti i dipartimenti.
Il reparto commerciale, ad esempio, può indicare ai responsabili acquisti di reperire i costi per gli articoli coinvolti nella trattativa; questi possono, a loro volta, monitorare i resoconti dei fornitori e renderne partecipi gli operatori che debbono formulare l’offerta; il tutto viene ricondotto ad una procedura, il "monitor", dove è possibile seguire tutti gli aspetti dell’attività del reparto commerciale.
Le funzioni più interessanti del modulo CRM, relativamente alla gestione di una o più offerta/trattativa sono: lo scadenziario delle attività programmate (chi deve fare cosa), la funzione di ricerca tra le documentazioni pertinenti (i file “collegati” alla trattativa: mail, fogli di calcolo, immagini, documenti elettronici, ossia qualsiasi tipo di file anche se generato da un altro software), lo storico delle trattative per cliente, il diario di ogni singola trattativa.

Acquisizione Ordinativi

Trend TNG ERP ha varie modalità di acquisizione degli ordinativi cliente: le procedure, ovvie, di inserimento manuale, e varie procedure automatiche.
Certamente la procedura che trasforma, con pochi click, un’offerta in un ordine del cliente è tra quelle più utilizzate. In questo caso l’ordine del cliente eredita tutte le caratteristiche del “preventivo” fatto in precedenza.
I passaggi di stato, da un documento all’altro, sono regolati dalle procedure di WORKFLOW che, in base al profilo dell’utente, concede l’utilizzo delle funzioni o le impedisce.
Gli ordinativi possono essere “etichettati” secondo vari stati
La procedura di Acquisizione Ordinativi, però, è facilmente interfacciabile con altri software per importare automaticamente la richiesta del cliente. In questo caso la particolarità di Trend sta nel fatto che non è necessario fare modifiche allo standard del programma, ma alla sola procedura di importazione parametrica.
Trend è quindi integrato con piattaforme di e-commerce, con sistemi CAD per il settore della produzione meccanica, con configuratori di prodotto grafico/tridimensionali per il settore produzione arredamenti.

Gestione delle Revisioni

La procedura per l’emissione dei documenti di Trend dispone della funzione di gestione delle revisioni, che permette agli operatori di verificare la sequenza dei documenti inviati al cliente.
Ogni modifica fatta a un documento viene storicizzata in un nuovo file in formato pdf, salvato automaticamente in un percorso della rete prestabilito, senza possibilità di errori, quindi. Questi documenti, inoltre, sono “raggiungibili” direttamente dall’anagrafica del cliente, evitando perdite di tempo nella ricerca tra le cartelle, e, se l’operatore dispone delle autorizzazioni necessarie, può “aprirli” e modificarli.



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