GESTIONE INTERVENTI TECNICI

Le aziende che producono beni che necessitano di manutenzione o forniscono servizi di assistenza tecnica possono utilizzare le pratiche funzioni dei moduli dell’area Post Vendita



Introduzione

Le aziende che producono beni che necessitano di manutenzione o forniscono servizi di assistenza tecnica possono gestire il reparto adibito a queste funzioni con le pratiche funzioni dei moduli dell’area Post Vendita.
Queste permettono di memorizzare le richieste di assistenza pervenute dai clienti o programmate dai responsabili di questo reparto e formano il calendario degli interventi dei tecnici operativi. Queste richieste saranno completate, in seguito, secondo l’esito dell’attività di assistenza: alcune informazioni saranno utilizzate dalle procedure di fatturazione (diritto di chiamata, tariffa oraria, oneri di trasferta, costo dei materiali) altre formeranno lo storico degli interventi (modalità di intervento, tecnici intervenuti, parti riparate o sostituite) altre ancora movimenteranno le quantità in magazzino. Queste procedure gestiscono la matricola del prodotto sul quale s’interviene, il periodo di garanzia, il calendario degli interventi periodici, l’esistenza di canoni di assistenza che modificano i tariffari, i quali comunque vengono differiti per tecnico, per tipologia di intervento, per tipologia di matricola.

Gestione Interventi Tecnici

Il modulo per la Gestione degli Interventi Tecnici consente di monitorare le richieste di intervento, dei clienti o dei reparti, per la manutenzione di apparecchiature. Queste procedure sono alla base della gestione dell’attività dei Centri Assistenza Tecnica oppure dell’analogo reparto per quelle aziende che, oltre la produzione delle apparecchiature, esegue anche un servizio di manutenzione. Gli operatori possono memorizzare la richiesta del cliente (Ticket o "chiamata") negli archivi del modulo Interventi Tecnici. Così facendo si crea una “bacheca” degli interventi da portare a termine a disposizione dei tecnici, anche da supporti mobili o via WEB. In quest’archivio sono annotati non solo il cliente e il difetto che ha lamentato, ma una serie di informazioni che serviranno ai tecnici durante l’intervento: la descrizione dell’apparecchiatura sulla quale intervenire, un piccolo sunto dello storico degli interventi che l’hanno vista coinvolta, la tipologia d’intervento, il tariffario da applicare, il periodo di garanzia dell’apparecchiatura. Dopo avere effettuato le operazioni necessarie alle manutenzioni, queste possono essere annotate per ampliare lo storico interventi, ma non solo: saranno utilizzate per supportare i reparti amministrativi nella compilazione di fatture e rendiconto al cliente.

Tariffari Personalizzati

Trend TNG ha un tariffario di base, che è associato al cliente al momento della registrazione dell’anagrafica. Il tariffario è composto di quattro voci di prezzo: diritto di chiamata, costo orario per l’intervento, costo orario durante la trasferta, costo chilometrico; questi valori possono essere personalizzati per ogni cliente ed è possibile, inoltre, memorizzare nell’anagrafica del cliente la durata della trasferta e il numero di chilometri che questi dista dal centro assistenza.
La gestione del costo orario per l’intervento è completa e permette di gestire diverse esigenze poiché il costo orario può dipendere da diversi fattori:

? dal tecnico che deve intervenire, così che la tariffa possa essere legata alla competenza del personale che risolve gli interventi.

? dal tipo di macchinario su cui intervenire

? dal tipo di intervento

Il tariffario di Trend TNG ha la funzione Monte Ore per cui è possibile “pacchettizzare” e offrire al cliente un totale prepagato di ore d’intervento. Questo ammontare viene defalcato dalla procedura di gestione dei tiket per ogni intervento effettuato presso il cliente titolare del pacchetto.

Gestione Periodo di Garanzia

La gestione degli Interventi Tecnici è integrata con il modulo di gestione matricola di Trend TNG. Durante lo scarico della matricola viene memorizzata la data di inizio del periodo di garanzia e la durata dello stesso. Quando una matricola è coinvolta in una richiesta di intervento tecnico un apposito flag indica se l’intervento è compreso nel periodo di garanzia. Il fatto che l’intervento si svolga o meno durante la garanzia non limita la possibilità di fatturare l’intervento al cliente.

Canoni di Manutenzione

Questo modulo di Trend TNG gestisce la fatturazione dei canoni di manutenzione concordati con i clienti. Il contratto di manutenzione è registrato su una scheda, dove è possibile indicare le matricole che comprende, il prezzo dovuto per l’assistenza su ognuna di esse, l’eventuale cambio della tariffa oraria per gli interventi sulle apparecchiature comprese nel contratto. Al contratto, registrato con quest’indicazioni, si imposta la periodicità di fatturazione e il mese di decorrenza: questi dati permettono di generare le pre–fatture dei canoni senza l’intervento dell’operatore e in tempi brevissimi. Da quest’archivio è possibile stampare il planning annuale e lo scadenziario mensile dei contratti per sapere costantemente il volume fatturabile dei canoni stipulati.
Una successiva funzione di questa procedura è la gestione per il calcolo dei ratei: la procedura che genera le pre–fatture può calcolare l’importo del canone per i soli “dodicesimi” relativi all’anno in corso a decorrere dalla data di stipula del contratto con il cliente, mentre l’importo totale sarà calcolato a partire dall’anno successivo. Questo metodo di calcolo evita al reparto amministrazione di registrare in contabilità i ratei e i risconti attivi che, comunque, una procedura del modulo contabilità esegue automaticamente.



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