TELEFONIA VOIP

La Telefonia VoIP, integrata a Trend TNG, permette di trovare immediatamente le informazioni relative ai soggetti che "chiamano" in azienda.



Il Modulo VoIP

Utilizzare il sistema di telefonia VOiP integrato al Modulo Comunicazioni di Trend TNG significa poter scambiare dati con un centralino software. Quali vantaggi porta questa
integrazione? Innanzitutto la Rubrica di Trend TNG può essere utilizzata per comporre automaticamente numeri di telefono o fax: da ogni campo delle interfacce, contenente un numero telefonico, si può avviare una telefonata con un semplice click destro del mouse. Questa funzione porta risparmi di tempo certi ed è solo
la più semplice dell’integrazione.
La procedura più importante è quella che consente il riconoscimento del chiamante: quando il centralino software riceve una chiamata, fornisce il numero in entrata a Trend TNG che, scorrendo la Rubrica, trova l’anagrafica corrispondente.
Se non ci sono pendenze, un’interfaccia consente all’operatore che riceve la chiamata di raggiungere velocemente i dati legati al soggetto, fornendo prova di organizzazione e cura nei rapporti con l’esterno: le scritture contabili, l’archivio documenti, le trattative memorizzate sul CRM, …; dalla stessa schermata è possibile stampare un estratto conto e inviarlo per fax o via mail; per le aziende che forniscono servizi di assistenza è possibile aprire lo storico degli interventi tecnici
eseguiti presso il soggetto e quelli ancora in carico.
Se la telefonata determina un’operazione successiva da svolgere, ad esempio la formulazione di un preventivo o un intervento tecnico, questa può essere iniziata direttamentedall’interfaccia del modulo VoIP.
Secondo l’esito della conversazione è possibile registrare la stessa in un archivio di chiamate in sospeso, suddivise tra gli operatori che dovranno completarle, condiviso tra tutte le postazioni: per gli utenti di Trend TNG, in ogni momento, anche al di fuori dell’azienda, è possibile sapere chi li ha cercati al telefono e, tempestivamente, richiamare il soggetto. La chiamata ad ogni modo è stata storicizzata nell’archivio del centralino software: questo consente di sapere quanto, in
termini di tempo e numero di chiamate, un soggetto impegna l’azienda telefonicamente; inoltre è possibile sapere quando questi ha chiamato e con quale interno ha parlato.
 

Peculiarita' dei Centralini VoIP

La semplicità d’uso del software che comanda il centralino VoIP permette di utilizzare funzioni che, nei sistemi tradizionali, sono attivate solo dal fornitore dell’apparecchiatura con costi maggiori. Ad esempio memorizzare un nuovo messaggio di benvenuto, programmare fasce orarie per il risponditore automatico, modificare le musiche di cortesia, è semplice e può essere gestito dagli utenti autonomamente. Questa soluzione di telefonia software sfrutta investimenti e risorse già esistenti in azienda, ossia il PC e la rete dati aziendale senza costringere all’acquisto di nuovo e costoso hardware: è sufficiente una normale cornetta USB oppure una cuffia con microfono. L’utilizzo della rete dati permette, ad esempio, di collegare le sedi remote e “vederle” come interni della propria rete telefonica senza costi di chiamata.
Si possono regolamentare le chiamate in uscita, quindi inibire i prefissi a pagamento, oppure si può convogliare su sim card integrate al centralino le chiamate ai
cellulari abbassandone il costo.
Ogni operatore può controllare una propria segreteria telefonica o una casella vocale, un messaggio di cortesia o deviare su altri interni o numeri le chiamate in ingresso.
In conclusione, questo tipo di telefonia converge verso la rete dati dell’azienda e l’unione di queste infrastrutture consente una maggiore efficacia nello svolgimento delle mansioni da parte degli utenti.



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