PROCEDURE DIVERSE DI FATTURAZIONE

Le procedure per la fatturazione di Trend TNG sono state arricchite di funzioni e si differenziano notevolmente dai metodi che abitualmente si trovano in altri software.



Introduzione

Le procedure per la fatturazione di Trend TNG sono state arricchite di funzioni e si differenziano notevolmente dai metodi che abitualmente si trovano in altri software. La spedizione della fattura tramite mail, automatizzata, l’archiviazione elettronica e il controllo pre e post fatturazione ne fanno uno strumento preciso e moderno.
Innanzitutto è possibile “fatturare” qualsiasi tipo documento/causale. Questa caratteristica permette, ad esempio, di emettere una Fattura Accompagnatoria/Immediata da un Preventivo o anche da una Conferma D’Ordine e non è necessario, quindi, redigerla ex-novo.
Eseguendo la fatturazione dei documenti di Reso dai Clienti, si ottengono le note di credito in automatico. Il tutto è contabilizzato considerando la valuta del cliente.
Il controllo e la possibilità di modificare gli importi in fase di stampa riducono al minimo gli errori e la necessità di ri-stampare i documenti.
La procedura gestisce i documenti bis e segnala sempre eventuali non conformità all’operatore.

Fatturazione Diretta

La Fatturazione Diretta consiste nel redigere il documento, in modo manuale oppure compilandone il corpo prelevando i dati da un altro documento, ad esempio un preventivo oppure un ordinativo del cliente, e lanciare la procedura di contabilizzazione e stampa.
In questo momento la procedura esegue la scrittura contabile e prepara la mail per il cliente, scegliendo tra gli indirizzi di posta quello indicato per ricevere le fatture.
La procedura di stampa consente sia l’utilizzo di moduli “in continuo” che della “carta libera”, anche contemporaneamente e prevede tre differenti stampe per documento.
Questo permette, ad esempio, la stampa per il “trasportatore” con i prezzi e le diciture oscurati, oppure la stampa di un’etichetta per i colli, o una lista per il magazziniere che deve preparare la merce.

Fatturazione Differita da Documento

La Fatturazione Differita da Documento è una conseguenza del fatto che ogni tipo di documento può essere agganciato alla procedura di fatturazione.
L’utilizzo più frequente è l’emissione della fattura dal documento DDT.
È tipico delle aziende che lavorano con l’estero oppure di quelle che fanno "viaggiare" la merce con il DDT e inseriscono la fattura in un collo.
L’operatore, quindi, può compilare il DDT, stamparlo e, sulla stessa schermata, eseguire la stampa della Fattura Differita riferita a quell’unico DDT.
Il risparmio di tempo e la praticità di quest’operazione è ben considerata tra gli operatori del reparto commerciale.
Oltre l’utilizzo comune, questa funzione può essere adoperata per ogni documento: si può quindi ottenere la fattura differita da ogni documento.

Fatturazione Differita Automatica

La Fatturazione Differita Automatica è tipica di ogni software gestionale. Con questa procedura è possibile ottenere la fattura, e la relativa scrittura contabile, dei documenti sui quali si basa la stessa, normalmente DDT. Per questo tipo di documento è possibile utilizzare sia il supporto cartaceo “in continuo” che “a carta libera”. La procedura emette una o più fatture per lo stesso cliente in base ai diversi tipi di pagamento associati ai DDT. Sfruttando la proprietà del software di ottenere la fattura differita da diversi tipi di documento, oltre che dai DDT, è possibile ottenere la fattura da ulteriori “causali”; il caso più interessante è quello della fatturazione dei documenti di reso merce dei clienti, in modo da ottenere le “Note di Credito” in automatico.

Fatturazione Differita Manuale

La Fatturazione Differita Manuale è una procedura peculiare dell'ERP Trend TNG. Mantenendo tutte le caratteristiche delle altre tipologie di fatturazione, questa ne presenta alcune ulteriori.
La più importante è data dal fatto che si possono fatturare contemporaneamente diversi tipi di documento. Questa funzione è importante per le aziende nelle quali le vendite sono formalizzate con diversi tipi di documento; ad esempio, quelle aziende che vendono materiali e servizi, dove è necessario fatturare DDT in “conto vendita” e DDT di materiale “reso lavorato” (conto lavoro). È tipico il caso dei Centri Assistenza, dove oltre la cessione dei materiali si fornisce un servizio, formalizzato tramite “Rapporti di Intervento” (ticket).
Un’ulteriore funzione di questa procedura è quella che permette di scegliere i documenti da fatturare; in altre parole l’operatore può accorpare in fattura solo alcuni documenti e non tutti. È il caso delle aziende che, su richiesta dei loro clienti, non emettono un'unica fattura riassuntiva delle vendite, ma le separano in fatture diverse.
Altre particolarità di questo tipo di fatturazione sono: la possibilità di modificare la rateizzazione dei pagamenti, indipendentemente dalle modalità di pagamento indicate sui documenti o sulla scheda anagrafica del cliente; la possibilità di “aprire” il documento che sta per essere fatturato per modificarlo.

Controlli Precedenti alla Fatturazione

Prima della procedura di Fatturazione è possibile eseguire un controllo dei documenti sui quali si basa questa operazione. La procedura di verifica esegue i seguenti test: controlla se tra le righe dei documenti da fatturare ci sono quantità che non hanno il prezzo; righe con prezzo ma senza quantità; righe con prezzo e quantità, ma senza codice IVA; codice IVA diverso dal codice IVA in anagrafica cliente; i documenti da fatturare hanno una numerazione non progressiva. Se alcuni di questi test danno risultato negativo, la procedura emette un report con indicati i documenti da correggere, il che è possibile da una comoda interfaccia dalla quale è possibile aprirli e modificarli.

Quadratura Magazzino Fatture IVA e Portafoglio

Terminate le procedure di fatturazione sono possibili altri controlli. Una pratica funzione controlla che i totali dei documenti fatturati, corrispondano alle registrazioni in contabilità, sia dal lato IVA sia dal lato dello scadenziario ed evidenzia eventuali non conformità.



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