PROCEDURE DI TESORERIA

Le procedure contenute nel modulo tesoreria consentono di mantenere aggiornati, con praticita' e facilita', la scheda contabile e gli scadenziari dei clienti e dei fornitori.



Introduzione

Le procedure contenute nel modulo Tesoreria consentono di mantenere aggiornati, con praticità e facilità, la scheda contabile e gli scadenziari dei clienti e dei fornitori. Questi, a loro volta, sono alimentati dalla registrazione delle fatture e, a loro volta, sono utilizzati dalle procedure per l’estinzione dei debiti e dei crediti, per la presentazione del portafoglio di ricevute bancarie, per la registrazione delle insolvenze, per il pagamento degli effetti passivi e, infine, per la formulazione del CashFlow.

Incassi e Pagamenti

La procedura per la registrazione degli incassi e dei pagamenti permette la chiusura delle partite e, in conseguenza, l’aggiornamento delle schede contabili, degli scadenziari e del CashFlow. Una interfaccia video mostra le partite aperte del cliente o fornitore che è stato selezionato. Con un semplice click è possibile indicare le rate da estinguere per la quali, eventualmente, è anche possibile indicare l’acconto ricevuto/versato e stampare una quietanza. Alla chiusura di questa interfaccia la procedura impone di indicare quale tipo di registrazione contabile eseguire: Bonifico, Pagamento/Riscossione in Contanti, Pagamento con Assegno, ecc., ed esegue la scrittura negli archivi della contabilità. Dato che le rimesse/partite da chiudere sono generate dalle fatture, utilizzando questa procedura si azzerano gli errori che possono capitare eseguendo la registrazione “manualmente”. Con questo sistema, inoltre, la procedura memorizza i riferimenti alle fatture per le quali si stanno saldando le scadenze e ciò permette, oltre la stampa degli estratto conto a partite aperte, anche la corretta gestione del CashFlow e, ad esempio, il pagamento delle provvigioni sul maturato.

Gestione Portafoglio

In Trend TNG il “Portafoglio” è l’archivio che contiene tutte le forme di rimessa (Ri.Ba., Bonifici, Rimesse Dirette, Assegni, Contanti, Tratte, Cessioni, ecc.) generate dalla registrazione di una fattura. Si divide in Portafoglio Attivo e Passivo ed è alla base delle stampe che hanno la funzione di “scadenziario” e di quelle con funzione di “sollecito” per le riscossioni, oppure quelle di “promemoria” per i pagamenti. Anche la funzione per la registrazione automatica degli Incassi e Pagamenti utilizza quest’archivio. In questo caso è interessante la gestione degli acconti, che memorizza sulla rimessa l’importo, minore rispetto al dovuto, e lo riporta in tutte le stampe citate. La differenza tra l’importo della rimessa e l’importo pagato/riscosso indica che la stessa è ancora in scadenza. Quando i due importi coincidono la rimessa e saldata. In questo modo è possibile popolare le stampe con le sole rimesse “aperte”. Per le ricevute bancarie il modulo Portafoglio ha alcune pratiche funzioni per la “presentazionedegli effetti attivi e il “ritiro” di quelli passivi. In pratica si compone l’elenco delle ricevute da pagare o da presentare, prelevando gli importi dall’archivio Portafoglio, e quindi si “contabilizza” l’elenco, cioè si generano automaticamente le scritture contabili secondo la causale scelta. Nel caso della “presentazione” degli effetti attivi la procedura crea anche il file per i software di Home Banking.

Gestione Insolvenze

Con la funzione Gestione Insoluti è stata automatizzata la procedura di registrazione dei mancati pagamenti. Per prima cosa bisogna creare una distinta d’insoluti, cioè l’elenco degli effetti segnalati non pagati, dove è possibile inserire per ogni effetto le relative spese che la banca ha addebitato. Il passo successivo è la contabilizzazione della distinta stessa, che si traduce in una scrittura contabile che, in automatico, movimenta i conti del cliente e della relativa banca sulla quale era stato “appoggiato” l’effetto.
Così facendo la procedura esegue una serie di passaggi: “marca” l’effetto come insoluto, crea una nuova rimessa di pari importo che risulterà tra quelle “da pagare” nelle procedure d’incasso e, opzionalmente, inserisce il cliente nella Black List.
A questo punto l’utente ha a disposizione tre tipi di stampa: un elenco a uso interno degli effetti insoluti; una lettera di sollecito per il cliente, comprensiva delle coordinate bancarie della banca di appoggio sulla quale s’è verificato l’insoluto; infine un elenco, per l’agente, contenente gli insoluti di tutti i clienti che egli segue.
Quando la procedura di incasso elabora la rimessa generata da questa procedura, l’insoluto sarà marcato come riscosso e, quindi, in automatico “esce” dalle liste.

Gestione Banche

La Gestione Conti Correnti Bancari permette all’azienda di controllare gli estratti conto che riceve dalle banche, redigendo un documento di confronto sulla base delle condizioni pattuite e ai movimenti contabili effettuati. In pratica, la procedura esegue un calcolo dello sbilancio delle competenze che si può raffrontare con quello elaborato dalla banca.
Questa possibilità deriva dal fatto che, durante le registrazioni contabili nelle quali sono movimentati mastri legati alle banche, la procedura richiede la data valuta dell’operazione.
Anche operazioni massive, come la presentazione di distinte di incasso o il ritiro di effetti passivi, sfruttano automatismi per il calcolo della data valuta secondo le condizioni bancarie in archivio, dove sono memorizzate, ad esempio, le penali sugli sconfinamenti, le spese per le emissioni degli effetti, i diritti di brevità e le commissioni per gli effetti insoluti, le franchigie sulle operazioni gratuite, ecc.
In definitiva, attraverso l’impostazione accurata delle condizioni bancarie, Trend TNG elabora l’estratto conto e lo scalare bancario e quindi determina l’importo degli interessi attivi e/o passivi e l’importo delle spese per singola banca aumentando notevolmente la possibilità per gli operatori di verificare che gli istituti bancari mantengano le condizioni concordate. Da un punto di vista più operativo, la procedura permette di simulare la differenza di costi nel fare operazioni su una banca piuttosto che un'altra. La presentazione del portafoglio attivo, ad esempio, permette di calcolare il costo totale (costo per effetto, interesse per l’anticipo, penale di sconfinamento su castelletto, …) della presentazione come se avvenisse su tutte le banche, evidenziando le differenze e permettendo la scelta più conveniente per l’azienda.

CashFlow

Nei software gestionali, abitualmente, gli scadenziari mostrano incassi e pagamenti relativi alle sole scritture contabili delle fatture. Il modulo CashFlow di Trend TNG, invece, consente alle aziende di valutare, in un prospetto che ricopre fino a diciotto mesi futuri, tutte le attività e passività dal punto di vista finanziario. In pratica è uno “scadenziario sofisticato” che comprende tutti i movimenti finanziari futuri e che propone, mese per mese, il bilancio delle entrate e delle uscite.
La caratteristica più interessante è che le componenti attive e passive di questo planning non sono alimentate solo dalle scritture contabili, ma anche dalle scritture di magazzino e da quelle extracontabili. Infatti, ad esempio, vengono considerati tra i valori dell’attivo anche gli Ordinativi dei Clienti inseriti a sistema e i documenti di vendita, i DDT, non ancora fatturati; viceversa al passivo sono considerati gli Ordinativi ai Fornitori e i DDT di acquisto non ancora contabilizzati. Le Scritture Extracontabili rappresentano scadenze, ossia valori in entrata o uscita, di cui non si ha traccia sugli scadenziari fino al momento di rilevarle contabilmente; è opportuno, quindi, inserirle in via previsionale per completare il planning dei mesi futuri. Con questa funzione è possibile includere nei flussi di cassa l’ammontare degli stipendi, contributi e tassazioni, finanziamenti, assicurazioni, affitti e tutto ciò che rappresenta un movimento del flusso finanziario. Il planning è sia in forma mensile, sia suddiviso per “decade” e quest’ultima rispecchia i tre periodi del mese dove, solitamente, si eseguono pagamenti.



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