La Sicurezza dei Dati

L’insieme dei dati, prodotti e gestiti dall'Azienda, deve essere mantenuto in sicurezza, un compito che TrendTNG svolge accuratamente.



Profilo Utente

La sicurezza dei dati è stata presa in considerazione sotto diversi aspetti in fase di progettazione di Trend Tng:

1. La sicurezza legata alla possibilità, condizionata, di eliminare i dati.
2. La sicurezza a riguardo della validità dei dati inseriti secondo i criteri di esattezza e completezza.
3. La possibilità di  disabilitare le funzioni o attivare controlli per la modifica o l’eliminazione in base all’utente.
4. La possibilità di oscurare o evidenziare i dati principali.

Su tutti i casi incide il Profilo Utente, cioè l’insieme delle autorizzazioni concesse all’operatore. Il legame al gruppo di appartenenza (Amministrazione, Commerciale, Produzione, …) vincola l’utente stesso a criteri di profilazione macroscopici, subordinati a restrizioni/concessioni attribuitegli ad hoc.
In base al profilo utente si può condizionare il funzionamento o l’aspetto delle procedure,  con l’obiettivo di ottenere informazioni “sicure” sotto ogni aspetto (vedi paragrafo La Sicurezza Delle Informazioni).
In questo modo sarà possibile rendere invisibile il bottone “Elimina” da un’interfaccia, se il profilo dell’operatore non gli consente di cancellare un dato; si potranno oscurare informazioni riservate, ad esempio i dati contabili, agli operatori non addetti alla manipolazione delle stesse; si potrà controllare il dato inserito, come l’importo dell’affidamento concesso a un cliente, imponendo limiti alla discrezionalità dell’operatore secondo regole prestabilite.

Integrita' Referenziale Programmabile

L’integrità referenziale dei dati programmabile, integrata in Trend Tng, rappresenta la serie di vincoli e condizioni stabiliti dall’amministratore del sistema, che determinano l’impossibilità di eliminare un record da un archivio (come al punto 1 del paragrafo precedente).
Per esempio l’impossibilità di eliminare l’anagrafica di un fornitore se questo è stato coinvolto in almeno un documento di magazzino (vedi immagine), oppure un movimento contabile e così via.
Questa procedura di Trend Tng non si limita solo a questo, è possibile infatti collegare una procedura all’evento di eliminazione che, a scelta dell’amministratore di sistema, permette l’eliminazione ma, subito in successione, obbliga l’operatore a una prassi prestabilita per evitare l’incoerenza tra gli archivi. Ad esempio si può concedere la possibilità di eliminare un dato, ma solo se lo si sostituisce con un altro.
L’insieme delle attività svolte all’interno di un’azienda debbono essere regolamentate allo scopo di ottenerne l’ottimale esecuzione. Le regole determinano l’efficacia delle operazioni e incidono sull’efficienza degli operatori secondo i metodi che la direzione ritiene più opportuni. Le regole quindi definiscono il modo (metodo) di operare dell’individuo e incidono sugli strumenti che utilizza per il compimento delle sue mansioni.
In buona sostanza, per questioni legate non solo alla sicurezza degli archivi ma per motivi di discrezione, si devono imporre limiti e vincoli agli utenti.

Validation Rules

Le procedure di Validation Rules (regole di convalida per l’immissione dei dati) di Trend Tng sono strettamente legate al concetto di sicurezza delle informazioni e permettono all’amministratore di sistema di introdurre vincoli sui modi di input dei dati negli archivi (come al punto 2 del paragrafo Profilo Utente) per salvaguardarne la completezza e l’esattezza. Con queste funzioni è possibile rendere obbligatorio qualsiasi campo in qualsiasi maschera; oppure fare apparire messaggi condizionati secondo l’esattezza del dato imputato o, in funzione del valore immesso, imporne un altro. È ovvio che per ottenere un processo coerente e senza interruzione, nell’insieme delle informazioni utilizzate non possano essere tralasciati quei dati che sono indispensabili al compimento ottimale del processo stesso. Per esempio,
nel flusso del ciclo attivo che dall’offerta al cliente giunge all’emissione della fattura, se non è stato inserito il dato del modo di pagamento, si avrà un’interruzione sulla procedura di fatturazione o una fattura errata. È necessario stabilire quali dati siano necessari per ogni fase del flusso e renderli obbligatori col sistema delle Validation Rules.

Data Dictionary

L’insieme delle funzioni del Data Dictionary (regole di funzionamento delle procedure) di Trend Tng, consentono di porre vincoli all’utilizzo delle procedure oppure di modificare l’aspetto delle interfacce (come ai punti 3 e 4 del paragrafo Profilo Utente). Di fatto consentono di cambiare le proprietà degli oggetti presenti nelle maschere di Trend TNG in funzione dell’utilizzatore.
Dal punto di vista della sicurezza consente, ad esempio, di imporre la proprietà di sola lettura su qualsiasi campo, così tutti gli operatori potranno vederlo ma solo alcuni
modificarlo. Continuando negli esempi è possibile far scomparire il bottone di eliminazione di un record per gli utenti non autorizzati a farlo; Si possono rendere visibili/
invisibili i dati sulle schermate secondo il gruppo di appartenenza dell’utente: gli utenti del gruppo Produzione non possono accedere, nemmeno in visualizzazione, ai
dati riservati al gruppo Amministrazione; gli Utenti del gruppo Commerciale hannouna scheda in Anagrafica Clienti chiamata “Note dell’Agente” alla quale gli altri gruppi non accedono.

WorkFlow

Il modulo di Gestione dei Work Flow, integrato in Trend TNG, influisce sulle possibilità di fruizione della procedura Movimenti di Magazzino e sulle modalità di utilizzo della stessa. Questa viene utilizzata dagli operatori per emettere documenti, secondo una serie di vincoli decisi dalla direzione a seconda del flusso documentale, con l’obiettivo di ridurre al minimo la possibilità di errore accrescendo la qualità delle informazioni.
L’utilizzo di una procedura legata ad un metodo workflow è basata sul seguente principio di funzionamento:
•  Avvio della procedura
•  Identificazione del protocollo in base alla procedura e all’operatore
•  Esecuzione della procedura secondo le regole definite
•  Reazione della procedura in base agli eventi verificatisi
•  Termine della procedura

Il tutto avviene secondo regole diverse in funzione dell’utilizzatore. Queste autorizzazioni sono legate sia al login (Profilo Utente) che l’operatore introduce in fase di accesso a Trend Tng inserendo nome utente e password, sia alle regole introdotte nella procedura Movimenti di Magazzino dall’amministratore di sistema (Validation Rules e Data Dictionary).
In pratica il WorkFlow corrisponde al protocollo di operazioni da svolgere per una sequenza di documenti, ad esempio preventivo -> ordine cliente -> documento di trasporto -> fattura; in funzione dello stato di ogni documento la procedura reagisce impedendo alcune delle funzioni tipiche, come ad esempio la stampa, ma incide anche su procedure che potrebbero coinvolgere il documento stesso nel seguito del flusso, come la possibilità di fatturazione per un DDT, l’impossibilità di evasione
per un ordinativo oppure l’inserimento nel piano di produzione di una commessa.
Questo modulo si può programmare ulteriormente rispetto alle sue funzioni standard, in base alle esigenze dell’azienda con l’SDK. Ad esempio si può impostare il WorkFlow del documento Ordine del Cliente in modo che, alla presenza di articoli particolari o fuori dello standard, blocchi il flusso documentale finché un responsabile tecnico non lo abbia convalidato oppure abbia compiuto determinati controlli.
Da notare che la richiesta di convalida arriva al responsabile in modo automatico tramite il servizio di messaggistica integrato nel modulo Comunicazioni di Trend.
Innanzitutto va sottolineato che qualsiasi operatore che inserisca qualsiasi documento dovrà indicarne lo stato: questo significa che la procedura identifica il WorkFlow da eseguire in funzione del codice del documento, quindi impone le regole al soggetto che compila i dati secondo le regole di quel particolare flusso e secondo le restrizioni legate all’utente.
Un semplice esempio di workflow può essere il seguente: la direzione determina il seguente flusso documentale per la vendita dei propri prodotti.
Questo protocollo di lavoro riguarda tutti i documenti e gli operatori che sono coinvolti nel ciclo di vendita degli articoli proposti da un’ipotetica azienda.
Consideriamo il passo 1 che riguarda il documento Preventivo codificato come PREV e per il quale sono possibili due stati, INSERITO e CONVALIDATO, ognuno dei quali subordinato a determinate regole.
Di fatto solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale, Fabio e Franco. Tutti possono impostare lo stato INSERITO, ma solamente Fabio e Franco sono abilitati per lo stato CONVALIDATO che è la condizione necessaria per stampare il documento e, soprattutto, indipendentemente da quale sia lo stato il documento, questo non potrà mai essere inserito in un piano di carico o in un piano di produzione o coinvolto nel modulo MRP I.
Prendiamo in esame il passo 2, che riguarda il documento Conferma al Cliente codificato come ORCL, per il quale sono stabiliti tre possibili stati, SPEDITA CONFERMATA e EVADIBILE, ognuno dei quali subordinati a determinate regole.
Come nel passaggio precedente solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale, Fabio e Giuseppe. Tutti possono impostare lo stato SPEDITA o CONFERMATA, ma solamente Giuseppe lo stato EVADIBILE che è la condizione necessaria per coinvolgere il documento nelle fasi successive del flusso.
Impostazioni come queste prese ad esempio compongono i vari tipi di WorkFlow utilizzati nelle diverse aree aziendali:
vendite, acquisti, produzione, spedizioni, amministrazione, …; questi evitano che i documenti possano essere compilati da chiunque, stabilisce i responsabili che controllino l’esattezza degli stessi, impongono limiti ad altre funzioni dell’ERP, per evitare che eventuali errori, contenuti nei documenti, possano comprometterne l’elaborazione.



Indice Contenuti
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