LE UTILITY DELL'ERP TREND

E' possibile attivare diverse utility, tra quelle disponibili durante la compilazione dei documenti, che rendono facile la gestione delle piu' svariate esigenze aziendali.



Controllo Fidi

Una delle sottoprocedure più interessanti tra quelle disponibili sul modulo Magazzino, che permette di compilare e stampare documenti, è l’utility per il Controllo del Fido del Cliente. Questa funzione di accertamento può essere impostata per bloccare l’operatore, oppure semplicemente per avvisarlo, durante la compilazione di un documento per un cliente che abbia superato l’affidamento che gli è stato concesso. In caso di blocco solo un funzionario con una particolare autorizzazione può consentire l’emissione del documento.
L’importo del Fido è fissato sulla scheda anagrafica del cliente ed è decurtato nel seguente modo: vengono sottratti a questo valore il saldo in dare della scheda contabile, il totale degli effetti in scadenza e quelli scaduti ma ancora compresi nel periodo di rischio, il totale degli Ordini già confermati, il totale dei DDT già emessi. La situazione del Fido è presentata all’operatore e può essere stampata.

Black List

La funzione Black List consente di bloccare ogni operazione di vendita al cliente che sia stato inserito in questo elenco. Solo operatori con una particolare autorizzazione possono bloccare il cliente e, eventualmente, riabilitarlo. Qualora il cliente sia stato bloccato, non si possono più intestare a esso documenti che stabiliscono una vendita, come DDT o Fatture, oppure documenti che la anticipano, come la Conferma di Ordine. È interessante la possibilità di inserire in Black List un cliente al verificarsi di fatti critici: ad esempio è possibile bloccare il cliente che abbia fatto un insoluto, oppure quando ha delle rimesse scadute e non corrisposte.

WorkFlow

Il modulo di Gestione dei Work Flow di Trend Tng, influisce sulle possibilità di fruizione delle procedure di emissione di documenti e sulle modalità di utilizzo delle stesse. È  impiegato per consentire agli operatori di compilare documenti secondo una serie di vincoli decisi dalla direzione, a seconda del flusso documentale, con l’obiettivo di ridurre al minimo la possibilità di errore e accrescendo la qualità delle informazioni.
Il tutto avviene secondo metodi diversi in funzione del tipo di documento e legati sia al Profilo Utente, sia alle regole introdotte nelle procedure dall’amministratore di sistema (Validation Rules e Data Dictionary).
In pratica il WorkFlow corrisponde al protocollo da adottare per una sequenza di pratiche; in funzione dello stato del documento la procedura reagisce impedendo alcune delle funzioni tipiche, come ad esempio la stampa, ma incide anche su procedure che potrebbero coinvolgere il documento stesso nel seguito del flusso, come la possibilità di fatturazione per un DDT, l’impossibilità di evasione per un ordinativo oppure l’inserimento nel piano di produzione di una commessa.
Questo modulo si può programmare in base alle esigenze dell’azienda con l’SDK.
Ad esempio, si può impostare il WorkFlow del documento Ordine del Cliente in modo che, alla presenza di articoli fuori dello standard, si blocchi il flusso documentale finché un responsabile non lo abbia convalidato. Da notare che la richiesta di convalida arriva al responsabile in modo automatico tramite il Servizio di Messaggistica.

Prezzi Automatici

Durante l’inserimento degli articoli nel corpo del documento, il prezzo che comparirà all’operatore è la conseguenza di una serie di verifiche che permettono di mettere in atto un ricercato metodo di formulazione del valore sul documento. Ovviamente nel caso dei documenti di carico si tratta di costi, per quelli alla vendita di prezzi. Per questi ultimi la procedura può lavorare sia per maggiorazione sul costo, sia prelevando i prezzi dai listini di vendita associati al cliente. Nel caso delle maggiorazioni è possibile formulare il prezzo di vendita tramite una “ricarica” percentuale applicata al costo. Questa percentuale può anche essere proposta automaticamente dalla procedura secondo classi di maggiorazione pre impostate per tipologia di articolo. Ogni cliente può essere associato a due listini, uno base ed uno alternativo che lo prevarica che, a sua volta, è subordinato all’esistenza o meno di offerte per gli articoli elencati nel documento. Per ogni documento, in conclusione, può essere impostato un metodo per la formulazione del prezzo in automatico.

Gestione Valute e Lingue

Le gestioni delle Lingue e delle Valute sono integrate nel modulo di magazzino nei programmi per l’emissione dei documenti di Trend TNG. Queste procedure individuano la lingua e la valuta del cliente, indicate nella sua anagrafica, e secondo queste avviene la stampa del documento. Per quanto riguarda la lingua, in un archivio sono memorizzate le traduzioni delle descrizioni degli articoli, abbinate a un codice lingua. Per la stampa del documento sarà utilizzata la traduzione corrispondente al codice lingua indicato sull’anagrafica del cliente. La valuta è gestita in maniera analoga, infatti, sul cliente è indicato il codice della valuta da utilizzare per convertire i valori in euro. Il coefficiente di cambio è impostato in un’apposita tabella.

Gestione degli Anticipi

Durante l’emissione di un documento è possibile gestire, memorizzandoli, gli acconti ricevuti dal cliente. Questa è una funzione integrata nel modulo magazzino, nella procedura di emissione dei documenti. Gli anticipi ricevuti possono essere indicati in fase di stampa del documento e questo permette, sottraendoli al totale, di indicare il residuo da pagare. Questi valori sono memorizzati con i dati di testata e saranno ereditati dai documenti che seguono nel flusso di lavoro, ad esempio, l’anticipo memorizzato in un ordine del cliente, sarà riportato sul DDT generato da quell’ordinativo e quindi in Fattura. Quest’utility è strettamente collegata alla registrazione in automatico dell’incasso. Se abilitata, infatti, questa permette di registrare in contabilità l’incasso dell’acconto che concorre alla chiusura automatica della partita.

Revisioni

L’utility “Gestione delle Revisioni” permette di memorizzare il documento stampato, in un file formato PDF, ogni volta che questo viene modificato. Questa procedura è integrata al modulo di Archiviazione Ottica e questo permette di “aprire” il file revisione direttamente dall’anagrafica del soggetto al quale è intestato il documento. In questo modo è possibile rintracciare la storia completa della trattativa che ha portato alla stesura finale del documento, in modo speciale se questa utility è affiancata dal CRM.

Movimentazione Matricole

La procedura per la Movimentazione Matricole, integrata nelle procedure di carico e scarico, consente di tracciare i numeri seriali dei prodotti movimentati.
La funzione più interessante di questa utility è la Creazione della Matricola, che aggiunge in un apposito archivio tanti record quante sono le quantità indicate sul documento. In pratica, nella fase di carico degli articoli sui quali è stata attivata la gestione matricolare, è richiesto il serial number per ognuna delle quantità caricate e, contemporaneamente, sarà creata la scheda anagrafica della matricola stessa. Questa sarà utilizzata dalla funzione di Scarico della Matricola, che entra in funzione durante la compilazione dei documenti come il DDT, la Fattura, il Rapporto di Intervento, …. In questa situazione la Matricola viene accreditata al cliente, e sono compilate le informazioni come il periodo di garanzia, la data di installazione e la data della Visita Periodica, fermo restando che la scheda matricolare può essere implementata con le informazioni necessarie al tipo di attività dell’azienda che utilizza Trend TNG.

Procedura di Importazione/Esportazione

La procedura per la creazione del documento di magazzino, ha una utility di importazione ed esportazione del suo contenuto che può essere personalizzata per ogni soggetto all’intestazione. Questo significa poter compilare il contenuto del documento, oppure esportarlo, in funzione dell’intestatario dello stesso. Si può esportare l’intero documento secondo un tracciato e in un formato preferenziale per il destinatario. Viceversa si può compilare il documento importandolo da un file secondo il tracciato utilizzato dall’intestatario. La funzione permette, quindi, notevoli risparmi di tempo e consente di aumentare la precisione delle operazioni. Trend TNG dispone di alcune tipologie di esportazione standard, che possono essere utilizzate dagli operatori, ferma restando la possibilità di spedire il documento via mail con allegati di tipo Word, Excel, PDF, secondo le preferenze del destinatario.

Personalizzazioni

L’interfaccia della procedura per le movimentazioni del magazzino può essere personalizzata, secondo le esigenze e secondo il tipo di documento. Una pratica procedura permette di “programmare", anche ai non esperti, nuovi campi per l’inserimento di dati che, altrimenti, non sarebbero presenti nell’interfaccia standard. In questo modo ogni documento sarà corredato di tutte le “voci” necessarie al flusso informativo aziendale e tramite un metodo che permette di mantenere queste “personalizzazioni” anche dopo gli aggiornamenti di release. I nuovi campi si possono portare in stampa ed il loro contenuto può essere calcolato tramite formule impostabili dall’operatore.



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