LA RICERCA DEI DATI

TrendTNG permette di trovare velocemente le informazioni necessarie allo svolgimento delle proprie mansioni.



Contatti

Il software dispone di praticissime funzioni per trovare velocemente le informazioni relative all’Azienda che si relaziona con quella che utilizza Trend Tng.
La funzione Trova Contatti permette di reperire il nominativo allargando la ricerca agli archivi Clienti, Fornitori, Contatti e Prospect contemporaneamente.
La selezione, inoltre, avviene per stringa contenuta e non solo sul campo ragione sociale, ma anche sulla rubrica interna delle anagrafiche (mansionario).
Dalla lista con i risultati della ricerca è possibile risalire alle anagrafiche, reperendo in questo modo tutte le informazioni legate al nominativo e utilizzando la navigazione global..
Dalla stessa lista è possibile creare una mail (funzione Crea Mail) o far comporre un numero di telefono (funzione Chiamata VOIP) automaticamente, con notevoli risparmi di tempo. Per chi lo desidera è stata attivata anche una funzione Stampa Scheda Nominativo che utilizza un report personalizzabile dall’utente, per ottenere una scheda del contatto.

Messaggistica Interna

Una delle funzioni che più positivamente influenzano l’efficacia dei reparti è la procedura di Messaggistica integrata del modulo Comunicazioni di Trend Tng.
La procedura ha principalmente due modalità di utilizzo: la funzione Promemoria Personale e la funzione Messaggio ai Colleghi.
La prima funzione è in pratica un messaggio a se stessi di cui è possibile programmare il posticipo. Durante l’utilizzo di Trend comparirà il promemoria (come a lato) con la nota che l’operatore si è appuntato.
La seconda modalità di operare riguarda la possibilità di inviare messaggi ai propri colleghi, potendo selezionare i destinatari dall’elenco degli utenti. Gli stessi,
vedendoli apparire sul proprio schermo potranno eseguire le funzioni “Rispondi al Mittente”, oppure “Promemoria”, posticipando una nuova comparsa del messaggio, ma anche inviarlo nuovamente ad altri destinatari. Molto interessante è lafunzione Crea Messaggio con Oggetto.
L’immagine a sinistra è presente in diverse procedure del programma e permette di creare un messaggio contenente un collegamento alla procedura dalla quale è stato creato, che “punta” al record in quel momento in maschera. Sarà così possibile spedire un messaggio ad un collega del tipo “CONTROLLA QUESTO ORDINE
AL FORNITORE. LA MODALITA DI PAGAMENTO È CORRETTA?” Il destinatario, cliccando sulla dicitura collegamento potrà verificare l’ordinativo e rispondere tempestivamente al mittente con la funzione replay. Sono diverse le procedure su cui è attiva la funzione Crea Messaggio con Oggetto: le anagrafiche (Clienti,
Fornitori, Contati e Prospect), Anagrafica Prodotti, Movimenti Contabili, Movimenti di Magazzino, CRM, ecc. La Procedura di Messaggistica è integrata alla procedura Calendario; in effetti ogni messaggio va ad alimentare il Calendario nel senso che, in base al posticipo imposto al messaggio, questo si andrà a posizionare come impegno/appuntamento nel giorno relativo.
È possibile impostare una colorazione diversa ai messaggi in base alla priorità della scadenza. Si può programmare un piccolo lasso di tempo con cui anticipare il preavviso, prima dell’inizio dell’impegno  inserito in calendario. Qualora il PC del destinatario sia spento o Trend non sia stato avviato, al momento della prima connessione con Trend Tng appariranno in sequenza tutti i messaggi che questi non ha ancora letto.

Calendario

La funzione Calendario è molto simile al calendario di Outlook, possiamo anzi dire che ne ricalca tutte le funzionalità.
La differenza determinante è che il Calendario di Trend Tng è integrato in modo nativo nelle procedure; questo vuol dire innanzitutto che non è necessario installare alcuna procedura sui PC client e, soprattutto, gli impegni ed i promemoria si posizionano in automatico sul datario, utilizzando funzioni inserite nelle procedure di utilizzo comune e possono contenere i dati elaborati dalle stesse. 
Il Calendario è inoltre condiviso tra gli Utenti cosicché, esclusi gli impegni privati, è possibile visionare le agende dei colleghi per poterli rintracciare, o per fissare degli appuntamenti perloro conto.
Il Calendario può  essere  gestito  manualmente,  ossia impegnando le ore delle giornate semplicemente digitandovi una nota, oppure dal servizio Messaggi che  si posizionano manmano sulle giornate in base al posticipo imposto ai promemoria.
Gli impegni a calendario possono comunque essere trasferiti in Outlook e la pagina di agenda può essere stampata.
L’utente può scegliere tra diverse modalità di visualizzazione: da quanti giorni sulla schermata (solo da lunedì al venerdì oppure sabato e domenica compresi) a quale arco di tempo della giornata visualizzare e l’ora di partenza della giornata lavorativa.
Diverse procedure del programma alimentano automaticamente l’agenda: il CRM, la Messaggistica, il ROBOT, la Gestione Interventi, il Work Flow. Il CRM impegna le giornate del calendario in funzione dell’attività (azione) che l’operatore deve compiere: se durante la compilazione di un lead, prendiamo come esempio il registro di una trattativa con un potenziale cliente, questi dispone l’azione VISITA PRESSO IL CLIENTE in una data futura, per quella stessa data la procedura impegna il calendario.
Il ROBOT alimenta il calendario secondo i risultati delle elaborazioni che compie autonomamente, ad esempio può impegnare l’agenda degli addetti del reparto amministrativo, con la dicitura “Richiamare Clienti Morosi” il giorno successivo a quello in cui ha inviato i fax per il recupero credito ai clienti.
La procedura di Gestione Interventi impegna il calendario di un tecnico quando è programmato un intervento che lo coinvolge.

E-Mail Documentale

Un’importante procedura integrata nella gestione delle stampe dei documenti di magazzino è la pratica funzione “E-mail documentale”.
Questa procedura crea automaticamente una mail per l’intestatario del documento (Fattura, DDT, Ordine, ecc,…) avente il documento stesso come allegato e come indirizzo di posta elettronica, quello di uno o più persone contenute nella sezione rubrica/mansionario dell’anagrafica dell'intestatario.
Gli amministratori possono impostare quale deve essere il funzionamento base della procedura e quindi gestire, a livello di destinatario, le eccezioni.
L’impostazione di default riguarda la scelta della tipologia di allegato, le limitazioni alla modifica e stampa dello stesso, il testo dell’oggetto e del corpo della mail (introducendovi formule per l’inserimento automatico dei riferimenti al documento); queste impostazioni possono subire cambiamenti in funzione del destinatario al quale è spedita la mail, che può anche richiedere di proteggere questi allegati con una password per garantirne la riservatezza.
La mail reca la firma legata al profilo-utente dell’operatore di Trend TNG, e non secondo l’impostazione del servizio di posta elettronica, così da permettere a questi di cambiare postazionedi lavoro.
A livello di documento (ordinativi, fatture, ddt, preventivi ...) è possibile distinguere quale debba essere inviato per e-mail, potendo comunque programmare eccezioni rispetto alla configurazione di base, mentre a livello di destinatario si sceglie a quale indirizzo di posta, indicato nel mansionario, il documento debba essere spedito: preventivi e conferme d’ordine all’ufficio acquisti del cliente, mentre le fatture e note all’amministrazione; ordini di acquisto e richieste di offerta all’ufficio vendite del
fornitore. Questa procedura, infine, è integrata al modulo di Archiviazione Ottica di Trend TNG per la de-materializzazione dei documenti e conservazione sostitutiva

Gestore delle Stampe

Trend Tng dispone di un potente Gestore di Stampa, che unisce sia la modalità per utilizzare stampanti ad impatto sia quella per gestire stampanti grafiche, infatti, ogni operatore può scegliere il metodo che preferisce per le stampe ad uso interno (bilanci, estratti conto, situazioni di magazzino, analisi del venduto, ecc.), mentre le stampe dirette all’esterno (DDT, ordini al fornitore, preventivi, fatture, ecc.) possono essere configurate, una ad una, secondo necessità. La funzione più importante è l’utilizzo dei Segnalibro, che compaiono sulla parte sinistra dell’anteprima di stampa.
Questi fanno da indice per selezionare velocemente la sezione di stampa che interessa l’operatore. È stata implementata la funzione Trova nel Documento, tipica di Excel e Word, che evidenzia sulla schermata il vocabolo ricercato velocizzando anche in questo caso il reperimento dell’informazione.
Con la gestione degli zoom è possibile visualizzare più pagine affiancate (funzione Multipage). Sono disponibili svariate funzioni riguardo la possibilità di scelta di una
stampante differente da quella predefinita. Si può scegliere una qualsiasi delle stampanti della rete dopo l’anteprima di stampa, modificandone i parametri essenziali (num. copie, selezione pagine, orientamento, ecc) senza dover modificare le impostazioni di default della stampante scelta. Il contenuto delle stampe è esportabile nei formati più comuni: Excel, Word, PDF, XML, HTML, testo, ecc. rendendo le operazioni di migrazione molto più pratiche.



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