GESTIONE DEGLI ACQUISTI

I responsabili dell’area commerciale acquisti hanno la possibilita' di determinare il flusso documentale piu' idoneo per l’espletamento delle funzioni del loro reparto.



Introduzione

I responsabili dell’area acquisti hanno la possibilità di determinare il flusso documentale più idoneo per l’espletamento delle funzioni nel loro reparto.
Abitualmente il flusso è costituito dalle richieste di acquisto provenienti dai reparti RDA, prosegue con le richieste di quotazione rivolte ai fornitori, fino all’emissione degli ordinativi di acquisto e quindi alla registrazione dei carichi, per terminare con il controllo delle fatture.
In questo, come in altri esempi di protocollo più o meno complessi, in funzione delle esigenze aziendali è possibile stabilire regole per limitare gli operatori: la gestione delle autorizzazioni sul WorkFlow in base all’entità degli importi, alla tipologia di articoli, alle esistenze in magazzino e al profilo degli operatori e al tipo di documento, rende impossibile l’emissione di un ordinativo errato. La conduzione delle trattative tramite il CRM unita alla procedura di Gestione delle Revisioni fanno della suite di procedure di quest’area un moderno supporto per la gestione degli acquisti.
 

Richieste di Acquisto dai Reparti (RDA)

Le procedure per la gestione degli acquisti prevedono varie funzionalità che permettono, agli operatori dei vari reparti, di comunicare le proprie necessità di materiali agli operatori responsabili dell’Ufficio Acquisti.
Tutte queste funzioni conducono alla stesura, automatica, di un documento che il reparto acquisti può processare per procedere all’acquisto. Questo documento è una RDA, una Richiesta di Acquisto, e in pratica è l’elenco dei materiali che si richiede al proprio ufficio acquisti: in questa lista è possibile indicare fornitori preferenziali, prezzi indicativi, date di consegna, quantità necessarie. Ogni reparto ha la possibilità di inserire a sistema questo tipo di documento e può utilizzare, naturalmente, il metodo manuale oppure può servirsi di varie routine che compileranno l’RDA secondo vari metodi: secondo la gestione delle scorte minime, secondo i fabbisogni della produzione, secondo i consumi in un dato periodo, eccetera. Le RDA a sistema saranno processate dai responsabili dell’ufficio acquisti che le potranno trasformare in Richieste di Offerta al Fornitore, RDO, oppure in Ordini al Fornitore.
 

Formulazione Richieste di Offerta ai Fornitori (RDO)

I responsabili dell’ufficio acquisti possono gestire in vari metodi la formulazione delle Richieste di Offerta ai fornitori, RDO . Se il flusso documentale organizzato in azienda prevede, prima dell’emissione dell’ordinativo di acquisto, di richiedere al fornitore una quotazione per i materiali o servizi necessari, Trend TNG può essere impostato per compilare automaticamente tale tipologia di documento.
La modalità più utilizzata è quella che permette la trasformazione delle RDA provenienti dai reparti in RDO, ma alcune aziende delegano direttamente al reparto acquisti il calcolo delle quantità da acquistare per le necessità aziendali. In questi casi il responsabile acquisti ha la possibilità di inserire a sistema l'RDO e può utilizzare, naturalmente, il metodo manuale oppure può servirsi di varie routine che compileranno l’RDO secondo vari metodi: secondo la gestione delle scorte minime, secondo i fabbisogni della produzione, secondo i consumi in un dato periodo, eccetera. Una volta compilato il documento RDO l’operatore potrà trasformarlo automaticamente in un Ordine al Fornitore dopo che avrà individuato il soggetto più idoneo per la fornitura.

Gestione della Trattativa (CRM)

Il modulo CRM consente una completa gestione delle trattative di acquisto e permette di registrare ogni fase delle stesse, permettendo di risalire poi al “chi ha fatto cosa e quando”. L’inserimento a sistema delle RDA e RDO e Ordini di Acquisto è la conseguenza di una serie di relazioni intercorse tra i vari responsabili commerciali dell’ufficio acquisti con i responsabili delle vendite presso i fornitori. La possibilità di poter memorizzare le fasi salienti delle conversazioni nelle date in cui sono avvenute, consentono di mantenere memoria di tutti i particolari inerenti la trattativa, per poterne avere visione completa nel momento in cui la si riprende. Il CRM compila un “diario” della relazione con il fornitore, circostanziandolo al meglio in quanto lo collega con i documenti scambiati con questi: le mail e tutti i file a corredo dello stesso diario che con un semplice click possono essere riaperti. Ciò consente di avere a portata di mano tutte le informazioni necessarie per concludere la contrattazione con il supplier.

Emissione Ordinativi

L’emissione degli Ordini di Acquisto è la principale mansione dei responsabili dell’Area Commerciale Acquisti. Trasformare una Richiesta di Acquisto oppure una Richiesta di Offerta in un Ordinativo al Fornitore è alquanto semplice e veloce: il metodo più semplice consiste nel “copiare” il contenuto delle RDA e/o RDO e “incollarlo” nell’ordinativo; così facendo tutti i dati contenuti nel documento che origina l’ordine al fornitore vengono “ereditati” dallo stesso: prezzi, quantità, date di consegna, modo di pagamento, modalità di consegna, garantendo che quanto stabilito in fase di trattativa sia poi confermato sull’ordinativo senza possibilità di inesattezze o difformità.
Ogni fase della sequenza fino alla stampa e l’invio del documento, che avviene per mail o fax automaticamente in base agli accordi col fornitore, è subordinata alle autorizzazioni concesse agli operatori dal modulo WorkFlow. È possibile, quindi, abilitare alcune funzioni a certi operatori, oppure disabilitarle in base agli importi (esempio: oltre una soglia massima di importo totale dell’ordine la stampa è impossibile a meno che un responsabile superiore non avalli l’ordinativo), spedire messaggi a chi deve “vistare” gli ordinativi.

Gestione delle Revisioni

Per ogni documento emesso dai responsabili del reparto Commerciale Acquisti, siano questi Richieste di Acquisto oppure Richieste di Offerta o Ordinativi ai Fornitori, è possibile memorizzare le revisioni. In pratica Trend TNG, per ogni modifica a questi documenti, archivia una revisione in un file in formato pdf.
In questo modo è possibile tenere traccia dei cambiamenti avvenuti durante le trattative, fermo restando che nell’archivio del programma viene sempre memorizzata la copia dello storico del documento definitivo.



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