Centro Assistenza Tecnica

Le numerose configurazioni di TrendTNG hanno permesso di realizzare un applicativo per il Centro Assistenza



Introduzione

Trend comprende una suite di moduli progettati per gestire le problematiche legate alla fornitura d’interventi tecnici di manutenzione. Quest’argomento è tipico dei centri assistenza che, tramite l’azione di personale qualificato, risolvono problemi su apparecchiature installate presso terzi, ma è anche un’attività di quelle aziende che producono le apparecchiature stesse e che forniscono, dopo la vendita, il servizio di assistenza tecnica.

Le principali procedure implementate in Trend sono:
Questi moduli sono provvisti di una serie di funzioni che corrispondono alle esigenze tipiche dei fornitori di assistenza, anche riguardo al tipo di macchinario da gestire: misuratori fiscali, caldaie e ascensori, ad esempio, che presentano particolari problematiche legate a specifiche normative da rispettare per la gestione degli interventi tecnici.

Gestione dei rapporti di intervento

Le richieste d’intervento da parte dei clienti vengono registrate in un apposito archivio, dal quale prendono corpo le stampe dei rapportino di intervento. Nello stesso archivio vengono annotati i dati necessari alla fatturazione degli interventi: il tariffario del cliente (diritto di chiamata, costo chilometrico, costo dell’intervento, costo del trasferimento) e i materiali impiegati per portare a termine l’intervento. Ciò facilità notevolmente le procedure di fatturazione di fine mese.

Planning programmazione interventi

Comunicare al cliente la data in cui riceverà il tecnico per la soluzione del problema che ha lamentato, è una delle priorità del centro assistenza. Chi riceve la chiamata, dunque, deve prima verificare il calendario di ogni tecnico per stabilire, con precisione, la data da comunicare. l calendario dei tecnici di Trend è integrato al modulo interventi ed è compilato automaticamente, ossia è impegnato, quando un intervento è a loro assegnato. Con questo presupposto, l’operatore che riceve la chiamata può aprire una procedura che riassume il calendario settimanale dei tecnici e scegliere la data nella quale programmare l’esecuzione del nuovo ticket. Infatti, un comodo planning settimanale consente di programmare gli interventi ancora da assegnare ai tecnici. La praticissima visualizzazione settimanale dell’agenda di ogni tecnico permette di assegnare una chiamata ad un tecnico in funzione degli impegni già programmati.

Gestione della matricola e del periodo di garanzia

In fase di registrazione dei documenti di carico del magazzino, per gli articoli che necessitano la gestione matricolare viene aggiornato l’archivio dell’anagrafica matricola, che consiste nella creazione di una scheda per ogni nuovo Serial Number acquisito. Questa reca informazioni quali la data di acquisto, la data di fine della garanzia per il fornitore e per il cliente, la data di istallazione o la data dell’intervento fiscale programmato.

Gestione dei canoni di manutenzione

Ogni matricola può essere associata ad un canone di assistenza, in questo modo è semplice distinguere gli interventi a pagamento, in garanzia o in contratto di manutenzione. La procedura dei contratti comprende anche la tipologia “contratto a monte ore”. Una comoda procedura di creazione automatica, permette di emettere la fattura per gli stessi al momento opportuno.

Gestione delle commesse

Ogni intervento registrato dai tecnici viene considerato anche dalla gestione commesse, questo permette di imputare i costi di manodopera alle commesse di vendita automaticamente, per redigere stampe per il controllo della redditività delle stesse.

Gestione Barcode

Trend supporta la movimentazione del magazzino e dei cantieri tramite lettori di codice a barre. Questo facilità la gestione del carico e scarico dei materiali e permette di redigere velocemente gli inventari.

Gestione dei tariffari

Il modulo degli interventi tecnici comprende le procedure per gestione dei tariffari. Trend  ha un tariffario di base, che viene associato al cliente al momento della registrazione dell’anagrafica. Il tariffario è composto di quattro voci di prezzo: diritto di chiamata, costo orario per l’intervento, costo orario durante la trasferta, costo chilometrico; questi valori possono essere personalizzati per ogni cliente ed è possibile, inoltre, memorizzare in anagrafica la durata della trasferta e il numero di chilometri che questi dista dal centro assistenza. La gestione del costo orario per l’intervento è completa e permette di gestire diverse esigenze poiché il costo orario può dipendere da diversi fattori:

  • dal tecnico che deve intervenire, così che la tariffa possa essere legata alla competenza del personale che risolve gli interventi
  • dal tipo di macchinario su cui intervenire
  • dal tipo di intervento

Gestione del monte ore

Il tariffario di Trend dispone della funzione monte ore per cui è possibile “pacchettizzare” e offrire al cliente un totale prepagato di ore d’intervento. Questo ammontare viene defalcato dalla procedura di gestione dei ticket per ogni intervento effettuato presso il cliente titolare del pacchetto.

Rendimento dei tecnici

Trend ha un completo set di stampe per verificare la produttività del reparto tecnico. È possibile verificare i fatturati, suddivisi in ore di manodopera e costi accessori e materiali utilizzati negli interventi, di ogni tecnico e cliente.

Registratori di cassa

Per i centri assistenza che si occupano della manutenzione di misuratori fiscali, Trend ha, integrata con le procedure di gestione degli interventi e con il modulo matricole, la funzione per la creazione e l’invio automatico degli elenchi delle verificazioni periodiche da inviare all’agenzia delle entrate. Con pochi click è possibile adempiere alla normativa sfruttando gli archivi dei moduli dedicati ai centri assistenza, senza dovere utilizzare software esterni al gestionale.


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