CONTROLLO DELLE FATTURE PASSIVE

Una delle mansioni piu' importanti svolte dai responsabili degli acquisti e' il controllo delle fatture ricevute dai fornitori



Introduzione

Una delle mansioni più importanti svolte dai responsabili del reparto acquisti è il controllo delle fatture ricevute dai fornitori. La precisione in questo compito permette risparmi di denaro e di tempo e allo stesso momento facilita il compito degli addetti dell’area contabile. Non è raro, infatti, che i fornitori possano emettere fatture che non corrispondono agli accordi stipulati e, quindi, le procedure per la verifica delle fatture passive devono consentire un rapido controllo dei dati e una veloce gestione delle pratiche di rivalsa verso il fornitore.

Controllo Fatture Passive

La procedura per il Controllo delle Fatture Passive lavora, praticamente, come la procedimento della Fatturazione Attiva.
Di fatto, l’operatore indica a quali DDT del fornitore è riferita la fattura e il sistema elabora il conteggio del documento che le riepiloga, presentandone il totale all’operatore che può, quindi, confrontarlo con il totale della fattura passiva cartacea. Se il risultato “quadra”, il controllo termina positivamente e si può scegliere tra due opzioni: indicare al reparto amministrazione che la fattura passiva è esatta; eseguire la scrittura contabile.
Nel caso in cui la procedura calcoli un totale diverso dal documento del fornitore, l’operatore può procedere nella ricerca dei valori errati e provvedere alla correzione nel caso in cui sia opportuno, oppure aprire una procedura di contestazione e bloccare i pagamenti per la fattura errata.

Gestione Reclami ai Fornitori

La procedura di controllo fatture, qualora il riscontro di “quadratura” abbia dato un esito negativo, permette di stampare un report contenente i dati necessari per aprire la procedura di contestazione verso il fornitore. Questo report può prendere la forma di una lettera, circostanziata con i riferimenti ai DDT errati e agli Ordini al Fornitore contenenti i valori pattuiti. Contemporaneamente la scrittura contabile può essere sospesa, oppure eseguita, ma registrando come bloccate le rate in pagamento.

Registrazione Contabile

La registrazione delle Fatture Passive avviene in modo totalmente automatico e senza che l’operatore debba intervenire a modificare la scrittura contabile.
Questo è molto importante nelle aziende dove gli addetti al controllo fatture, ad esempio gli operatori del reparto acquisti, non hanno competenze di carattere fiscale. La procedura, così, esegue la registrazione contabile prelevando i dati dalla anagrafica del fornitore e degli articoli contenuti nei DDT passivi.
Dalla scheda anagrafica degli articoli, in particolare, sarà prelevata l’indicazione di quale contropartita utilizzare per l’imputazione dei costi.



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