ARCHIVIAZIONE OTTICA

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE OTTICA: NON SOLO LE IMMAGINI DEI DOCUMENTI RICEVUTI O EMESSI.



Archiviazione Documentale

Il modulo Archiviazione Documentale permette l’archiviazione ottica dei documenti ricevuti oppure emessi dall’azienda, relazionandoli al soggetto che li ha inviati o ricevuti. Per documenti s’intendono tutti gli oggetti (file) del mondo Windows: documenti Word, cartelle di lavoro Excel, file di Autocad, file in formato PDF, Mail, ecc. Per soggetto s’intende un record appartenente agli archivi clienti, fornitori, contatti, prospect, prodotti, commesse e registrazioni contabili.
L’operazione di relazione è pratica perché sfrutta la tecnica di “drag & drop”, tipica di Windows, in questo modo l’utilizzatore di Trend può “trascinare” con il mouse un oggetto sull’icona che rappresenta il Modulo di Archiviazione Documentale: la procedura richiede di specificare il soggetto, la descrizione, la categoria alla quale appartiene l’oggetto e l’operazione è conclusa. Da questo momento è possibile “aprire” il file così archiviato dalle schede anagrafiche dei soggetti e da tutti i terminali di Trend.
Inoltre, terminate queste operazioni, il file fisico è copiato in una locazione centralizzata della rete secondo le regole di archiviazione stabilite dai responsabili.
Questo permette di raggruppare tutta la documentazione in possesso dell’azienda in una posizione certa, così da poter eseguire i backup senza perdere nessuna
informazione e, soprattutto, consente di condividere le informazioni legate ai soggetti, ma contenute in file esterni all’ERP, tra tutti gli utenti di TrendTNG.

Gestione delle Revisioni

Il modulo archiviazione documentale permette anche la Gestione delle Revisioni dei documenti emessi.
In pratica le routine che stampano i documenti di magazzino (proforma, conferme d’ordine, ddt, ordini al fornitore, ...) e le fatture, automaticamente, memorizzano l’immagine del documento secondo il profilo di archiviazione stabilito: il documento emesso viene più volte memorizzato (un file in formato pdf per ogni revisione) in funzione delle modifiche subite.
Ad esempio, eseguendo una modifica su un ordinativo (ordinefornitore, ordine cliente, …) il modulo lo archivia nella categoria Ordini Revisionati, numerando differentemente ogni singola revisione.

Motore di Ricerca

Questo modulo è associato a un motore di ricerca che permette di trovare i documenti archiviati.
Nella ricerca si possono introdurre filtri per data, per categoria, per soggetto (cliente, fornitore, contatto, prodotto, commessa, prospect), è possibile utilizzare filtri per stringa contenuta nella descrizione, nelle annotazioni e parole contenute all’interno del documento stesso.
Il motore di ricerca trova tutti i documenti che soddisfano i filtri applicati e ne visualizza i risultati in una griglia che riporta in anteprima il documento; trovato il documento richiesto lo si può tranquillamente aprire per consultarlo, modificarlo o stamparlo.
Il modulo Archiviazione Documentale è alla base delle procedure di archiviazione sostitutiva che permettono la de-materializzazione dei documenti per i quali fino ad ora
è stata necessaria la conservazione del cartaceo.



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