IL SOFTWARE “SU MISURA”

Il software Trend TNG è stato realizzato da T.d.A. Informatica, forte della propria esperienza nel settore, in collaborazione con imprese impegnate nella produzione di arredamenti su misura, in particolare con le aziende che producono forniture di tipo contract.
Arredamento per alberghi, arredamento navale, arredamento di luoghi pubblici, sono i settori per i quali Trend Contract è stato progettato e verso i quali è rivolto.
La formulazione dell’offerta è il punto di origine dell’intero processo, ed è la base per varie procedure: dall’offerta al contratto, alla formulazione di richieste di acquisto dei materiali, alla gestione dei fornitori e al controllo di produzione, al collegamento con software di progettazione, di ottimizzazione del taglio o di collegamento a centri di lavoro.
Oltre a questo l’applicativo dispone di un adeguato assortimento di procedure per la gestione degli aspetti amministrativo e finanziario dell’azienda completamente integrate con il resto della procedura.
I vantaggi per l’azienda che utilizza questo software sono in gran parte dovuti alla integrazione tra le varie funzioni e procedure, che permettono a tutti i reparti di fruire delle informazioni centralizzate e condivise e riutilizzare dati inseriti, senza che lo si debba fare di nuovo, evitando quindi errori e sprechi di tempo.

AGGIORNAMENTO CONTINUO DEI DATI

L’Integrazione tra le procedure permette di mantenere gli archivi costantemente aggiornati dalle operazioni quotidiane della vita aziendale come, ad esempio, il carico di magazzino cui consegue l’aggiornamento dei listini, o la rilevazione dei tempi di produzione da cui deriva il perfezionamento dei cicli di lavoro; ne risulterà che…:

• in fase di preparazione dell’offerta gli operatori definiscono gli articoli della commessa sfruttando il database delle materie prime caricate in magazzino e li valorizzano secondo i listini, in questo modo i costi dei materiali sono sempre sicuri.
• per le lavorazioni l’operatore utilizza un archivio di cicli di lavoro standard che, in base alle caratteristiche dimensionali del particolare da produrre, gli permette di determinare automaticamente la durata delle lavorazioni e quindi, a seconda dei centri di lavoro impiegati, ne stabilisce il costo.

Il risultato è un calcolo del costo industriale degli articoli in commessa molto preciso, da cui è possibile formulare il migliore prezzo di vendita.

GLI AUTOMATISMI DELLE PROCEDURE

Abbiamo spiegato come l’archivio dei preventivi sia alla base del processo produttivo in quanto, dopo che le offerte vengono confermate dai clienti, passano ai responsabili tecnici che possono apportare le modifiche legate a problematiche di produzione, ad esempio l’inserimento delle dimensioni esecutive dopo i sopralluoghi o le modifiche ai prototipi.
Quando ogni modifica a quanto preventivato è stata resa definitiva, la procedura crea automaticamente l’ordine del cliente e le distinte base collegate ai relativi cicli di lavorazione.
La creazione della distinta di base è necessaria per poter automatizzare una serie di procedure:

• Calcolare i fabbisogni di materia prima e prodotti commerciali.
• Stampare schede di produzione, richieste di approvvigionamento o di offerta ai fornitori.
• Calcolare i fabbisogni di lavorazioni.
• Schedulare gli ordini di lavorazione e impegnare la capacità produttiva dei centri di lavoro.
• Simulare l’avanzamento di produzione per controllare il rispetto delle date di consegna in base a diversi piani di produzione.

I VANTAGGI PER L’UFFICIO TECNICO

L’ufficio Tecnico fruisce di una procedura per la stesura dell’offerta pratica e veloce, un Configuratore di Prodotto progettato per i produttori di arredi su misura.
La figure a lato mostrano le schermate che utilizzano gli operatori per la definizione degli articoli in tutte le loro caratteristiche: bordature, placcaggi, verniciature e cicli di lavoro.
Questi dati daranno luogo a tutte le elaborazioni successive. Per ciò che riguarda il ciclo di lavorazione, una sofisticata procedura di gestione dei centri di lavoro permette il calcolo automatico dei tempi di lavorazione in funzione delle caratteristiche dimensionali del componente.
Ad esempio si può determinare il tempo necessario per la sezionatura, settando il tempo di lavorazione come funzione dello spessore e del perimetro del pannello.
L’utilizzo della procedura di Preventivazione Parametrica per la definizione dell’articolo da produrre consente anche di sfruttare modelli le cui proprietà sono già state stabilite e regolarizzate; in questi casi la realizzazione del prodotto è molto veloce e si basa sulla immissione delle variabili che lo possono caratterizzare: dimensioni, tipologia dei materiali, numero di ante, di cassetti, e cosi via.
La scelta dei materiali, il cui costo viene costantemente aggiornato, avviene tramite un pratico catalogo elettronico, dove l’operatore trova tutti i dati necessari per l’emissione di richieste di offerta ai fornitori.
Tutto ciò per ottenere una scheda tecnica del prodotto più aggiornata possibile in termini di materiali, costo dei materiali e costo delle lavorazioni.
Ne deriva una stampa Stampa dei Prezzi consigliati alla vendita, formulati secondo le modalità soggettive all’azienda, e quindi la Stampa del Capitolato.

I BENEFICI PER IL REPARTO ACQUISTI

Il reparto Acquisti può ricevere Richieste di Offerta (RDO) automaticamente dall’ufficio tecnico, da convertire eventualmente in Richieste di Acquisto (RDA).
Quando l’offerta al Cliente viene confermata in Ordine, l’ufficio tecnico può sviluppare il fabbisogno per l’intera commessa ottenendo automaticamente le proposte d’ordine ai Fornitori, già valorizzate secondo i listini.
Ulteriori procedure supportano gli operatori nel lavoro quotidiano, citiamo ad esempio la Gestione del Sollecito Ordini, suddivisa per data di consegna, per commessa e per fornitore. Interessante anche la procedura di Pianificazione degli Acquisti.

LE OPPORTUNITA' PER IL REPARTO MAGAZZINO

Il Reparto Magazzino fruisce di una serie di procedure per aumentare la propria produttività. Queste permettono di amministrare tutto il flusso dei documenti dell’azienda, per mezzo dei quali si gestiscono le movimentazioni di materiali.
Anche questo reparto beneficia dei vantaggi dell’integrazione tra le procedure: ad esempio il carico dei materiali avviene per conferma degli ordini di acquisto senza la necessità di ripetere l’inserimento dei dati, già effettuato dall’ufficio acquisti.
Ulteriori procedure consentono di ottimizzare l’operatività di questo reparto: la gestione dei residui d’ordine presso i fornitori, la procedura di controllo dei carichi, l’utilizzo dei lettori di codici a barre che possono essere utilizzati anche per l’inserimento degli inventari.
Dalla procedura di gestione della commessa giungeranno a questo reparto le liste di prelievo per le materie prime da utilizzare in produzione, con indicati i centri di lavoro ai quali portare il materiale stesso.
Questi stessi articoli, oppure i semilavorati che ne deriveranno, possono essere abbinati con etichette su cui possono essere stampati i dati per la loro corretta identificazione e per il controllo di produzione.

I VANTAGGI PER IL REPARTO PRODUZIONE

I responsabili dei reparti di produzione, addetti al controllo e gestione delle commesse, hanno a disposizione una grande quantità di dati con diverse possibilità di elaborazione, provenienti dalle procedure di stesura delle offerte, eccone alcuni esempi:

• La procedura di controllo delle commesse evadibili consente la verifica della data di consegna richiesta dal cliente o dall’ufficio commerciale per un eventuale nuovo contratto o preventivo. La “disponibilità di produzione”, in termini di capacità produttiva, viene rilevata dal piano di produzione costituito dagli ordini cliente già in portafoglio e viene simulato il lancio in produzione della nuova commessa immettendola temporaneamente nel piano di lavoro elaborato dallo schedulatore a capacità finita.
• Dopo la conferma d’ordine del cliente, il reparto produzione reparto può ancora modificare i dati tecnici della commessa:
   
  • Le dimensioni dei componenti possono essere rettificate, rendendole esecutive.
  • I materiali possono essere sostituiti secondo le esigenze di produzione o di disponibilità.
  • Le distinte possono essere rielaborate.
  Quando tutto è stato definito la commessa viene “congelata” e si possono generare le stampe che si utilizzeranno in laboratorio
• La procedura di stesura del capitolato è collegata ai software di ottimizzazione di taglio, nel senso che può esportare un file secondo i tracciati degli ottimizzatori in uso presso l’azienda e da questi ricevere la reale quantità di materia prima utilizzata.
• Le procedure di Rilevazione dei Tempi permettono sia di calcolare il costo reale delle lavorazioni, sia di monitorare l’avanzamento delle commesse. Queste utilizzano sistemi di misurazione come lettori di codice a barre oppure touch-screen, veri e propri computer per ottenere l’avanzamento di commessa in tempo reale.
• La procedura per il Consuntivo Commesse (figura successiva), permette di controllare gli stati di avanzamento della commessa e allo stesso tempo di valutare i tempi di lavorazione per centro di lavoro.
  L’integrazione con il Reparto Amministrazione consente all’utente abilitato di controllare anche il rendiconto economico con l’indicazione dei costi, dei ricavi e di conseguenza degli utili.
• Compresi nel set di stampe delle procedure di Rilevazione dei Tempi, vi sono report per la misurazione del rendimento dei centri di lavoro e degli operatori.

LE COMODITA' PER IL REPARTO AMMINISTRAZIONE

Il Reparto Amministrazione, per il fatto che le procedure contabili sono integrate con tutta la procedura, ottiene risultati ottimali soprattutto per la gestione finanziaria dell’azienda; due esempi su tutti:

• Situazione Finanziaria in tempo reale
• Possibilità di emettere fatture dal capitolato della commessa

Per il primo caso, il report della situazione finanziaria generato dal modulo Cash Flow mostra come si ottenga il massimo risultato unendo i dati della contabilità ordinaria a quelli che si possono ricavare dalle procedure dell’ufficio Acquisti (ordini al Fornitore), dell’ufficio Vendite (conferme d’ordine del Cliente) e del reparto Magazzino (documenti di consegna ai Clienti e dai Fornitori).
Il tutto è basato sul fatto che, inserendo un ordine per il quale indichiamo la data di consegna e la modalità di pagamento, sia possibile calcolarne la data di maturazione del pagamento o dell’incasso.
Nel secondo caso, la possibilità di ottenere una fattura dal capitolato (anche per stati di avanzamento) offre innegabili vantaggi, su tutti la riduzione della possibilità di commettere errori e il risparmio di tempo.
Le procedure contabili sono comunque complete sia dal punto di vista fiscale, sia da quello amministrativo.
Ecco l’elenco delle procedure a disposizione del Reparto Amministrazione, completamente integrate nel software Trend TNG:

• Contabilità Generale
• Cespiti
• Bilancio
• Libri Contabili
• Tesoreria
• Banche
• Intrastat
• Valute
• Budget
• Gestione Agenti e Provvigioni